目標達成可否を大きく左右するのがスケジュール管理
悩みに悩み、
何とか目標設定が完了。
いざ、走り出す。
次には何が出てくるしょう。
そう、進捗やスケジュールなどの
各種管理です。
予定と結果(実績)にGAPが生じれば、
それをどのように取り戻すか。
既にGAPを埋めることが
難しくなっているなら、どうするか。
新たな方策を考える、人を追加投入する、
あるいは目標自体を見直す、などなど。
日々の活動を踏まえ、すべきことが
次から次へ山のように出てきます。
それら中で、目標達成可否に大きく影響を及ぼす
スケジュール管理に焦点を当て、どう進めたら良いか、
その方法論を記したく思います。
個人完結型目標/複数参画型目標の違いを知る
最初に、「その目標に関わる人の数」
という観点から目標を区分しましょう。
すると、“個人完結型目標”と“複数参画型目標”に
分けることができます。
“個人完結型目標”とは、
営業職における目標(予算)などのように、
基本的に個人が単独で達成を目指すもの。
もちろんそこに職場の支援等はあると思いますが、
あくまで中心は目標を持つ個人、
周りは受身となります。
一方の“複数参画型目標”とは、
複数人が関わって達成を目指すもの。
特命を帯びて組まれるプロジェクトなどが
その好例となりましょう。
参加メンバー個々人に何らかの個人目標が
割り振られることもありますが、最終的に
クリアすべきはプロジェクト成功という目標のみ。
従って、スケジュール管理も、
“個人完結型目標”の場合は、個人スケジュールのみとなりますが、
“複数参画型目標”の場合、個人スケジュール+チームスケジュール
の2本立てとなります。
何れの管理においても重要となるのは『進捗の見える化』。
実情を把握するからこそ、次のアクションにつながります。
個人スケジュール管理の鍵を握るのが“ToDoリスト”
個人スケジュール管理手法としては、
以下ステップが一般的でしょう。
1)目標を管理可能な最小サイクルの数値に分解(細分化)する。
月次目標を持つ営業なら、日次、
経費削減を担うスタッフなら週次辺りが
最小サイクルとなりましょうか。
顧客満足度のようにそれ自体を細分化
できないものは、分解可能な代替指標を設け、
ばらしていきます。
2)1)を達成するための取り組みをToDoリスト化。
日次単位に作成できれば良いですが、
難しければ週次単位に作ります。
それも難しい場合は、まずは月次で作成し、
その月が始まるまでに週次、あるいは日次の完成を
目指します。
3)実績を記録し、GAP有無をチェック。
2)で作成したToDoリストの消化状況を日々記録。
一覧表をパソコンで作成すると、
加筆修正がたやすく、オススメです。
完了したものも消去せず残しておけば、
振り返りの際に役立つかと。
個人スケジュール管理における最大のポイントは、
2)のToDoリスト化。
まずは大枠のToDoリストを作成し、
新たに気づいたことなどをどんどん加筆修正
していくのが取り組みやすいパターン。
更に日次作業に関しては、大枠のToDoリストを
ベースに、その日取り組む作業を当日朝、一覧にし、
終わったものは消し込んでいく、
というサイクルを回していけば、
抜け漏れ防止に役立ちます。
個人スケジュール管理においては、
どれだけこれに愚直に取り組めるかが“肝”。
セルフマネジメント(自己管理)力が
問われる領域と言えましょう。
チームスケジュール管理は記録ルール徹底がポイントに!
“複数参画型目標”においては、リーダー本人の
個人スケジュール管理もさることながら、
チームスケジュール管理の巧拙が目標達成可否に強く影響します。
チームスケジュール管理における
一般的手法を確認しましょう。
1)メンバーが納得する形の全体スケジュールを作成。
各メンバーに全体感(ボリューム/他者スケジュール)を
知ってもらうことが重要。
2)1)を達成するための大枠をToDoリスト化。
細部はメンバー個々人に任せるのが一般的かと。
3)メンバー全員のスケジュール共有表を作成し、適宜実績を記入。
細かい点ですが、チームスケジュールを管理する上では
「個々人がいつどのように実績を記入するか」を
明確化しておかなければなりません。
これを怠る、あるいはなあなあにしてしまうと、
アッと言う間に管理が形骸化、となりかねません。
要注意です。
4)スケジュール全体のGAP有無をチェック。
チームスケジュール管理における
最大のポイントは、『全体の見える化』。
チームの一体感を高める上でも、欠かせません。
リーダーと本人だけでなく、他のメンバーにも
進捗が見える化されることによって、
全体に適度な緊張感が生まれ、
チームの一体感が醸成されます。
スケジュール管理は、
時にミクロの作業となりますが、
運用のカナメとなる存在。
上手く向き合いたいですね・・・。
以下記載も合わせてご覧ください!
「目標の立て方が仕事の出来を左右する」
「あいまいな目標をいかに数値化するか」
「「なかなか目標が達成できない」とお悩みのあなたへ」
「計画の立て方の基本を知り、仕事に活かす」
「計画を具体的スケジュールにどのように落とし込むか」
「計画につきものの修正はどのように行えばよいか?」