■ミーティング・会議成否を決する“前準備”
ミーティングや会議を実りあるものにする
なら、いくつかのコツを知る必要があります。
これを外すと「成功はおぼつかない」
という点に特化し、以下に記しましょう。
“会議のコツ”というと、当日運営の
勘どころを頭に描きがちですが、
実際はそれだけではありません。
ミーティング、あるいは会議は、
準備から始まり、終了後に至るまで、
４つの段階に分かれます。
それが
前準備、招集、当日運営、後フォロー
の各ステップ。
「当日運営」はその一つであり、前後含め、
４ステップトータルで考えてこそ、
有意義な集まりになる、と言えます。
特に「前準備」は重要。
その良し悪しが、ミーティング・会議の成否
を決める、といっても過言ではありません。
各ステップの詳細は以下に記しておりますが、
中でもポイントとなることを３点取り上げ、
説明したく思います。
◎「ミーティング・会議の４ステップ」詳細については、こちらをご覧ください
■“何”を議論するかではなく、“誰”が議論するかが重要
最初に「前準備」。
特に参加者が重要となります。
世界の偉大な企業を徹底調査し、まとめられた書
「ビジョナリー・カンパニー２－飛躍の法則」（ジム・コリンズ著）。
第３章のタイトルは
「だれをバスに乗せるか―最初に人を選び、その後に目標を選ぶ」。
物事においては、
一般的に“目標”が大事といわれます。
どこを目指すか、ということ。
ところが偉大な企業を
入念に調べた結果、分かったのが、
「それは、偉大な企業には当てはまらなかった」
ということです。
偉大な企業へ成長させた経営者達が
最初に取り組んだこと、それは目的
を明らかにし、周知することではなく、
「バスに誰を乗せ、そして誰を降ろすか」
だったのです。
バスとは会社、つまり経営の中枢部のこと。
ですから偉大な経営者が最初に行ったのは
人選びであった、と本書は述べます。
それほどまでに“誰”が重要ということでしょう。
定例ミーティングや月例会議の場合、
出席者がある程度固定されていると
思いますが、都度出席者を調整する
ミーティングや会議なら、同じ発想が
当てはまります。
つまり、人選には十分な配慮が必要
ということ。
評論家ばかり集まっても、
「船頭多くして船山に上る」となりかねない、
ということなのです。
人選びは、「前準備」の要諦と言えましょう。
■当日は、最低限「誰が」「いつまでに」を明らかに
２つ目が「当日運営」。
ミーティングや会議は、情報を共有し、
議論を戦わせ、方向を決する場です。
特に決したことについては、6W3Hを用い、
誰がいつまでに何をするかといった今後の
鍵となる点を、参加者全員で合意しておく
必要があります。
要は宿題事項をきちんと確認しておきましょう、
ということ。
これをないがしろにしておくと、
責任分担があいまいとなり、決めたものの
実現せず、という状態に陥りかねません。
最低でも「誰が」「いつまでに」という
２点だけは、合意しておく姿勢が求められます。
これは、進行役の手腕が問われる部分
と言えましょう。
■トレースの仕組み作りこそ、決定事項実現の鍵
最後が「後フォロー」。
会議で合意したからといって、
放っておけば後は全て勝手に動き出す、
というほど、物事単純ではありません。
ですから、
合意事項をトレースする仕組みが必要。
進捗が思わしくないものがあれば、
場合によっては軌道修正も視野に
置かなければなりません。
もしあなたが、ミーティングや会議を
主催・運営する立場なら、トレースする
仕組み作りこそ、成果を左右する
重大要素と捉えるべきでしょう。
■あなたが関わる会議、軌道修正が必要ならお早めに・・・
“ミーティング・会議のコツ”ということで、
３つのポイントを挙げました。
どれも有意義な会とするためには、
とても大切。
もしあなたの現状と照らし合わせ、
「不十分かな？」と思われる点があれば
方法を少し軌道修正されてはいかがでしょうか。
■以下記載も合わせてご覧ください！
「ミーティングの仕方、会議の仕方、その基本を身につける！」
「ミーティングでコミュニケーションを深める方法」
「会議のコスト計算法を知り、仕事の生産性向上へ」
「ミーティング、あるいは会議の効率化を図るために・・・」
「ミーティングや会議の議事録、その書き方が会議成果を左右する」
