ミーティング、あるいは会議の効率化を図るために・・・

■真の会議効率化を目指すなら、2つの観点が必要

「ミーティング、あるいは会議を効率化したい」
と考える人は多いことでしょう。

多くの人の時間を拘束する場だからこそ、
高いアウトプットが必要。

以下、会議を効率化し、最大の成果に
つなげる方法を記したく思います。

会議の効率化を考える際は、
2つの観点が必要となります。

それが「当日の運営効率」、
そして、「合意事項完全実施」。

■当日を議論中心にすることで、効率アップに

最初に「当日の運営効率」から。

ミーティング・会議における
“当日運営”というのは、
4つあるステップの一つ
に過ぎません。

ミーティング・会議には、
前準備、招集、当日運営、後フォロー
の各段階があり、4ステップトータルで
考えてこそ、真の効率化が
実現します。

中でも“前準備”が重要
ここで、誰に集まってもらい、
何を議論するか、どのように進めるか
といったことをしっかり固めなければ、
「時間だけがむなしく過ぎていく場」
となりかねません。

その上で、前もって参加メンバーの
知識レベルを合わせておく
と、
当日の進行がスムーズとなります。

具体的には、“召集”の段階で、会議の
内容・ゴールなどを明確化しておき、
資料についても、可能なものは事前送付
した上で、一読のお願いをします。

こうすることで、当日の資料説明を
簡略化
でき、議論にスピーディーに
入っていけるのです。

会議などで見かけるのが、その大部分
を資料説明に充ててしまうパターン。

結果として、議論の時間を十分取れず、
尻切れトンボになる、あるいは
予定時間超過となってしまいます。

“前準備”の段階で、そういった可能性
まで配慮し、開催通知に「資料事前確認
など、会議までに参加者に行って欲しいこと」
を明らかにしておけば、当日を実りある場
とすることが可能。

更に、参加者に資料作成などの事前作業
をお願いする場合も、開催前日までに
関係者に展開してもらうようにすれば、
一層の“当日運営”の効率化が実現します。

会議効率化には
“全体最適”視点が必須と言えましょう。

なお、各ステップについては
以下に詳しく記しております。
ご参考としてください。
「ミーティング・会議の4ステップ」詳細については、こちらをご覧ください

■議論の際は「誰が」「いつまでに」をお忘れなく・・・

続いては、「合意事項完全実施」について。
ミーティング、あるいは会議は、情報を
共有し、論議し、合意形成する場です。

つまり合意したことが確実に実施に
至ってこそ意味がある
、と言えます。

そのためには、当日の活発な討議も重要
ですが、ある意味、それ以上に大切なのが、
「押さえるべき点を押さえる」ということ。

それが「誰が」「いつまでに」。

要は決めたことに対して
最低限、責任者と期限を明らかに
しておきましょう、ということ。

これをおろそかにすると、後から議論
の蒸し返しとなり、非効率の極みに。

全員がいる場において
「誰が」「いつまでに」の検討、お忘れなく。
「会議当日に整合しておくべきこと」詳細については、こちらをご覧ください

「合意事項完全実施」のためには、
まだすべきことがあります。

それが会議後のフォロー、すなわち、
実施有無チェックの仕組みを作ること。

これについては、以下にて詳細を確認ください。
「会議後のフォロー」については、こちらをご覧ください

■参加者一人一人の“参画意識を高める環境作り”が必要

時間短縮だけを目指すような表面的な
効率化は、議論が十分になされない、
合意が速やかに実施されないなどの
デメリットを生じさせる可能性が高まります。

会議参加者一人一人の参画意識を
高めることこそ、“真の効率化”。

そのためには環境作りが、
最大の対策と言えましょう。

いかがですか。

■以下記載も合わせてご覧ください!

「ミーティングの仕方、会議の仕方、その基本を身につける!」
「ミーティング・会議を有意義に進めるためのコツ」
「ミーティングでコミュニケーションを深める方法」
「会議のコスト計算法を知り、仕事の生産性向上へ」
「ミーティングや会議の議事録、その書き方が会議成果を左右する」