■議事録において最重要となる“予定部分”
ミーティングや会議は、情報を共有し、
論議し、合意形成する場です。
それは「開催して終了」という性格のもの
ではなく、次のステップへのスタート台
として認識すべきイベントと言えます。
そのスタートを促す重要なツール
となるもの、それこそが議事録です。
以下、その記載方法を記しましょう。
そもそも議事録はなぜ作られるのでしょう。
一番の目的は、事実を記録として
しっかり残すこと。
事実の中でも重要となるのが、
「今後、誰がいつまでに何をするか」
という予定部分。
他の項目はそれらを補完するもの
と言えましょう。
ですから、
予定部分がしっかり実施に移される
ような内容となっているかどうかが
最も肝要となります。
では、具体的に何をどのよう
に書けばよいか。
■“宿題”において最も大切な「誰がいつまでに何をするか」
１）タイトル
「○月○日開催 第○○回○○会議議事録」、
あるいは「○○の検討結果について」など
と記し、受け手がタイトルを見た瞬間、
なんの議事録か一目で分かるようにする
必要があります。
定期的に開催される会議の場合、開催日、
あるいは開催回数などを盛り込むと、
いつのものか明確となり、混乱が
少ないでしょう。
２）日時・場所
日時については、10:00～12:00など
のように時間まで入れておくと
欠席者が議論の深まり度合いを想像
しやすく、親切と言えます。
場所については、会議室名なども
具体的に書き込む方がいいでしょう。
３）出席者
役職含め、出席者名を列記します。
序列に関する配慮も忘れてはいけません。
序列が定かでない場合、関係者に確認
するか、「あいうえお順」などと“注”
を打った上で、記載していきます。
抜けがちなのが欠席者。
特に人数が多い会議の場合、この項目が
漏れていると誰が話を聞いていないのか、
分かりません。
欠席者名についても忘れず、
記載したいところです。
４）議題
ここは簡潔に。
当日に追加となった議題があれば、
それが分かるような形で書くと、
欠席者に喜ばれます。
５）決定事項
会議当日になんらかの合意がなされた
場合、それを列記します。
ここで重要となるのが、継続検討を
要する課題（宿題）の扱い。
これについては、
「誰がいつまでに何をするか」
を必ず明確にすべきです。
そこをおろそかにすると、場合に
よっては「当事者にその認識なし」
という事態に陥りかねません。
従って、この部分は議事録における、
最も重要な記述と言えましょう。
６）議事概要
決定事項に至る過程で出された
主な意見を箇条書きにして記します。
その際、基本的には発言者名も併記。
特に意見が割れたテーマについては、
少し詳しめに記すと、第三者も課題などを
共有しやすくなり、有意義な記載となります。
７）使用資料
当日使った資料名、保管場所（保存フォルダ等）
などを必要に応じ、記載します。
８）その他
議事録作成部門（作成者）、問い合わせ先
など、上記に該当しない項目の内、
記載が必要と判断される内容を盛り込みます。
■議事録もツール、時に臨機応変な対応を！
議事録は、４つある会議ステップの内、
「後フォロー」の一部分。
会議における決定事項を確実に実施に
至らせるためのツールであり、
スピードが要求される場合、
１）～５）のみ記載して配信するなど、
時に臨機応変な対応が必要です。
会議運営の参考となれば幸いですが・・・。
◎「ミーティング・会議における４つのステップ」詳細については、こちらをご覧ください
■以下記載も合わせてご覧ください！
「ミーティングの仕方、会議の仕方、その基本を身につける！」
「ミーティング・会議を有意義に進めるためのコツ」
「ミーティングでコミュニケーションを深める方法」
「会議のコスト計算法を知り、仕事の生産性向上へ」
「ミーティング、あるいは会議の効率化を図るために・・・」
