ミーティングの仕方、会議の仕方、その基本を身につける!

■ミーティング・会議の4ステップとは・・・

ミーティング、あるいは会議には、
どのように取り組めば良いのでしょう。

その準備から当日運営、
終了後のフォローまで、
その基本を記したく思います。
ご参考としてください。

ミーティング、あるいは会議は、
大きく4つのステップから構成されます。
最初にそれを確認しましょう。

1)前準備。
2)招集。
3)当日運営。
4)後フォロー。

これらは状況によって、
一部が省略される場合もあります。

例えば、定例ミーティングなら、
年間の日程が期初に決まって
しまうかもしれません。

すると「招集」という
ステップが不要になります。

しかしながら、考え方としては
どれほど小さなミーティングであろうと、
逆に大規模な会議であろうと
同じプロセス
を辿りますので、
4ステップを“1サイクル”として
把握していただくのがよろしいかと
思います。

以下に各々説明します。

■前準備が打ち合わせ成否の7割を決する

1)前準備
  6W3Hを使い、
  開催目的やメンバー、当日の進め方などを
  固めていきます。

  特に、Why(なぜ行うか=開催目的)、
  What(何を議論するか=メインテーマ)、
  Whom(誰に出席してもらうか=参加者)、
  How(どのように進めるか=当日運営)
  が重要。

  目的をあいまいにしておくと、議論が発散し、
  まとまりのないものとなる可能性がありますし、
  同じテーマでも、集まるメンバーによって
  議論の方向性が変わることがあります。

  中でも参加者については、十分な検討必須。
  部門横断的な会議の場合、出席者の階層を
  ある程度揃える必要がありますし、
  階層が異なったとしても、その議論に
  関する“キーマン”は欠かせません。

  同じような役割を担うメンバーの内、
  片方だけに声がけすると、
  声がけしなかったメンバーとの間に
  しこりを残す可能性も否定できません。

  ミーティング・会議の成功は、この
  「前準備」で7割が決まる、とも言えます。
  細心の注意を要求されるプロセスです。

■事前作業を依頼する場合、案内の仕方に注意

2)招集
  「前準備」で決めた内容を元に、
  出席者に開催通知を発行します。

  ここでも6W3Hを活用し、
  案内に抜け漏れが生じないように
  しなければなりません。

20140323_2_ミーティングの仕方、会議の仕方、その基本を身につける!(本田氏確認用)

  紙ベースの発行にしても、
  電子メール(e-mail)を送るにしても、
  基本的体裁は共通。

  図(会議開催通知の例)のように、
  箇条書きをベースとし、
  ポイントに絞って記載していきます。

  「招集」で注意したいのが、開催に当たり、
  何らかの事前準備を出席者に依頼する場合。
  その際は相手の都合(作業工数)を十分に
  織り込まなければなりません。

  特に出席者の一部のみに何らかの
  準備をお願いする際
は、招集(通知)
  とは別に、作業依頼を発行した方が、
  受け手に伝わりやすくなるため、
  より的確な対応といえます。

■当日の6W3Hチェックが後々の運用を左右

3)当日運営
  「当日運営」は、大きく「進行」と
  「議事メモ作成」の2つに分かれます。

  一人二役は厳しいですから、
  あらかじめ議事メモ作成者を
  明確に定めておきたいところ。

  「進行」は「時間管理」、及び
  「6W3Hチェック」を担います。

  当日の議事を時間内に終わらせられるか
  どうかは進行の腕次第。

  議論・検討するテーマが複数ある場合、
  議事の滞るテーマについては、
  改めての議論とするなど、
  状況に応じた対処が必要です。

  議論が尻切れトンボとなるのが
  一番よくありません。

  開催目的に照らし合わせ、
  出席者から不満があがらないよう、
  他の議論の時間を削っても
  その議題を優先討議すべきか、
  臨機応変に判断したいところです。

  「6W3Hチェック」とは、
  議論における抜け漏れ確認のこと。
  これは進行役にしかできない
  重要な役割といえます。

  議論の最中は、
  その案件を今後誰がどのようにフォロー
  するかなどがあいまいになりがち。

  ですから、進行役が6W3H観点で
  抜けている情報を出席者にその場で提示し、
  どうするかを明らかにしていきます。

  後になって、期限をどうするか、
  誰がやるのかといった議論の
  蒸し返しが不要となるため、
  建設的に運営することが可能となるのです。

■後フォローの巧拙が会議成果を左右

4)後フォロー
  ミーティング、あるいは会議というのは、
  検討・決定する場であり、実際の取り組みは、
  各人が職場に戻ってから。

  従って、決定が実現するかどうかは
  後フォローの巧拙にかかっている
と言えます。

  打ち合わせ終了後は、
  できるだけ速やかに議事メモを作成し、
  まずは関係者間で認識合わせ。

  その際、案件ごとに、
  6W3Hの各項目を共有しておくと、
  抜け漏れ防止に効果的です。

  新たに決まった内容などは、
  それが自律的に動き出すまで、
  サポートできれば、「後フォロー」
  としては合格点と言えましょう。

■「自分が全体の舵取りだ」という気概が大切

ミーティング、あるいは会議は、
さまざまな案件の出発点であり、
中間点であり、時にゴール
となります。

成果につながるかどうかは、上記
4ステップをしっかり回し切れるか否かに
かかっている、といっても過言ではありません。

あなたがもし、会議運営に関わる立場なら、
「自分が全体の舵取り役だ」くらいのつもりで
関与すると、良き成果に結びつくのではないでしょうか・・・。

■以下記載も合わせてご覧ください!

「ミーティング・会議を有意義に進めるためのコツ」
「ミーティングでコミュニケーションを深める方法」
「会議のコスト計算法を知り、仕事の生産性向上へ」
「ミーティング、あるいは会議の効率化を図るために・・・」
「ミーティングや会議の議事録、その書き方が会議成果を左右する」