■“時間軸”と“連携軸”を意識し、仕事を進める
「仕事をサクサクこなし、成果につなげたい」
とは、誰しも思うこと。
一方の足元を見ると、
「日々の業務に追われ、時間がまたたく間に過ぎていく」
という方も多いことでしょう。
どう仕事を進めるか。
以下にその基本的な考え方を記したく思います。
大きくは２つの軸を意識することで、
周りと良好な関係を築け、
かつ成果につなげやすくなります。
それが“時間軸”と“連携軸”。
各々説明いたしましょう。
■「職種による“時間軸”」を踏まえる必要あり
まずは“時間軸”。
ビジネスの場では、年次、月次、週次、日次
といった単位で計画が立てられ、それら線表
に沿って仕事が進められます。
そこでポイントとなるのが、
「職種による“時間軸”」（の違い）
を踏まえる、ということ。
言い換えるなら、抱える案件が
クローズするまでの長さに応じて、
スケジューリングを考える必要性がある、
ということです。
一般に企画・開発系の場合、一案件が
手離れするまでのサイクルが長くなります。
週単位、月単位、状況によっては更に長く
その案件に関わることもでてくるでしょう。
一方、事務処理系の業務は日次完結が中心。
部門によって“時間軸”が異なる、
ということではなく、同じ部門であっても、
担当する職務によって“時間軸”が異なる、
ということです。
例えば、総務所属だとしても、
管理業務中心であれば、日次完結型となる
でしょうし、組織開発など、企画的業務中心
であれば、“時間軸”が長くなるはず。
要は担当する仕事の性質によって
“時間軸”（進め方）を判断する必要がある、
ということなんです。
日次に完結する業務が中心なら、
日々のスケジューリングがポイント。
その日に取り組む業務を細かく
リストアップし、優先度合いを勘案しながら、
段取りを組んでいきます。
◎「仕事における優先度合いの考え方」については、こちらをご覧ください
一方、一つの案件に複数日程を要する業務
の担当なら、内容に準じた時間サイクルを
ベースにスケジューリングしていきます。
例えば、企画・開発系の場合、数日かけて
一つの調査を行うといったこともあるでしょう。
その場合、週単位をベースに
計画するのが適当かもしれません。
このように、自身が取り組む仕事のサイクルを
踏まえる、ということが、仕事の進め方を
考える上での大原則となります。
“時間軸”を意識した進め方、
よろしいでしょうか。
念のため捕捉しますが、一つの業務が
完結するまでのサイクルが長かったとしても、
セルフマネジメントという意味では、
日々の業務管理が重要なのは言うまでもありません。
◎「日々の業務管理の重要性」については、こちらもご覧ください
従って、長期サイクルの仕事を担う場合、大枠の
スケジューリングはその仕事のスパンに合わせる、
一方、作業自体は日々の取り組みを明らかにし、
自己管理する、ということになります。
こういった使い分けを怠ると、
仕事に大きな穴を空けかねません。
ご留意を。
■上下関係にない関係者こそ、積極的“ほうれんそう”を！
２つ目の“連携軸”に移りましょう。
“連携軸”とは、業務上関わりある人との
情報共有の程度。
上司部下、社内関係者、取引先といった
仕事を進めていく上で関わる全ての人との
積極的情報共有を意識する、ということです。
最初から最後まで一人で完結する仕事
というものは、会社には存在しません。
多かれ少なかれ、他の誰かが関わっています。
仕事の進め方を考える上では、
そういった関係者への積極的
“ほうれんそう”が重要となってくるのです。
◎「ほうれんそう」の意義・詳細な方法については、こちらをご覧ください
上司への“ほうれんそう”を怠る人は
少ないでしょう。
上司からさまざまな指示を出されますから、
“ほうれんそう”しないわけにはいきません。
一方で、他部門や他社（協力会社等）への
“ほうれんそう”は後回しにしがち。
それら人々とは上下関係にありませんから、
細かな連絡を怠ったとしても、文句を
言われる可能性はわずかなもの。
だからこそ、自分の進捗等を関係者に積極的に
公開することで、相手に状況を把握してもらい、
いざという時に、協力を引き出せる関係を
築いておく必要があるのです。
自らを公開することでタイムリーな
アドバイスを得られるかもしれませんし、
関係者間の作業重複・漏れなどの
チェックも容易となります。
更に言えば、こういった仕事のスタイルを
継続することで、相手も状況を把握できる
ことから仕事がやりやすくなり、結果として、
大きな信頼を得られるようになります。
何でもかんでも情報を横展開すれば良い
ということではありませんが、特に直接の
報告義務を負わない関係者に対しては、
日頃の“ほうれんそう”が超有効。
積極的“ほうれんそう”を通じ、
ぜひ厚い信頼を獲得してください。
■“連携軸”実践においては、“時間軸”を絡める
ちなみに“連携軸”実践においては、
“時間軸”の考慮が必要です。
特に上司部下に対しては、日次完結型の仕事なら日々簡潔に、
スパンが長い場合は、週に一度じっくり時間を確保して、
といったような進め方をすると、互いが状況を
つかみやすく、かつ動きやすくなるでしょう。
“時間軸”に“連携軸”、
仕事の進め方の基本として、
ぜひ活用を。
■以下記載も合わせてご覧ください！
「仕事の優先順位のつけ方を考える」
「心構えがあなたの仕事の質を120％アップする」
