■構成は難しくない、大切な“視点”を外さなければ・・・
ビジネス文書の構成でお悩みのあなた。
それ、決して難しくありません。
ポイントがあるんです。
基本さえ知れば、
後は状況に応じた“衣替え”のみ。
あ、１つだけ、とても大切な点がありました。
後述するこの“視点”だけは決して忘れないでください。
これを外すと確実に（？）「ピンぼけ」文書となりますから・・・。
■『課題→回答（大枠→詳細）』が文書セオリー
それでは、
まず構成上のポイントから説明します。
文書を作成しなければならなくなったということは、
そこに必ず課題が存在します。
作成理由と言った方がよいかもしれません。
例えば、報告する、提案するなどがそれに該当します。
文書構成では、まず課題を確認し、
対するあなたなりの答え（結果や主張）を返す、
というのが大きな流れ。
どうです、至ってシンプルではありませんか。
「課題→回答」という流れを最初に押さえてください。
文書化の際は、冒頭に「（課題）○○に関する◇◇対応について」
「××の運用効率改善のための対処方法」などのように記し、
あなたの“現状認識”も示せば、読み手との認識のギャップ有無が確認できます。
いきなり回答の説明に入るより、
相手が安心する流れになると思いませんか。
続いて回答の書き方。
これは「大枠→詳細」がセオリーです。
まずは課題に対するあなたなりの回答を、
「一言でいえばこういうことです」（大枠）と読み手に概説します。
その後、詳細説明に入っていくという流れにするのです。
■情報の網羅性が文書信憑性を左右する
詳細で大切なことは「情報の網羅性」。
「私が提示する回答は、必要と思われる内容を
一通り確認・検討した結果です」といえるか否か。
注意したいのは、十分に網羅しているかどうか
判断するのが読み手であるということ。
つまり読み手の納得性が胆なのです。
そこで6W3Hなど、ビジネスにおいて
広く利用される枠組みを適宜使用し、
内容の抜け漏れをしっかりチェックする必要があります。
文書記載に当たっての具体的留意点については、
以下記事が参考になると思います。
併せてご覧ください。
◎ビジネス文書の基本｜これを知らずに文章を書かないでください
◎今すぐ、あなたのビジネス文書の書き方を確認してください
■同じ事象も立場により大きく見方が異なる
構成に関してはこれくらいにし、
文書作成時の大切な“視点”に話を移しましょう。
何かと言えば、
『その文書が誰に充てられたものか』
意識する、ということ。
例えば製品クレームに関する報告書作成を
想定してみましょう。
あなたは営業担当です。
製品担当の技術者に一部支援を仰ぎ、何度かの客先訪問の末、
ようやく解決の方向性が見えてきました。
そんなタイミングにおける報告書の作成です。
上長（営業部門長）に対する報告であれば、
読み手は今後の営業活動において他の顧客に影響が及ばないか、
という点も気になるでしょう。
顧客管理部門が報告先であれば、
顧客の反応が一番の関心。
それ故、顧客に関する詳しい状況を記す必要があります。
品質管理部門宛であれば技術的内容に関する報告が
中心となりましょう。
経営層向けなら、
経営へのインパクト有無に触れない訳にいきません。
人は自分の立場を踏まえ、目の前にある課題を捉えます。
従って、同じ事象であっても課題が微妙に異なり、
結果、回答（中心となる話題）が異なってくるのです。
ここを取り違えてしまうと
「この文書、何かずれてるね」
という認識を読み手に与えてしまう可能性大。
誰宛の文書か、その人の関心がどこにあるか、
しっかり捉え、「的外れ」という評価だけは避けたいですね・・・。
■以下記載も合わせてご覧ください！
「文章の書き方に不安を持つ社会人の方は読んでください！」
「「論理的な文章が書けない」と悩んでいませんか？」
「仕事のスキルをどのように高めるか？」
「ビジネススキル、その基本を学ぶ！」
