■ビジネス文書の胆、それが目的確認
一口にビジネス文書といっても中身は多彩。
日々のメールは元より、報告書、提案書、契約書など
実にさまざまです。
そんな“ビジネス文書の基本”。
ということで、まずは最重要ポイントを記載します。
その上で心がけるべき記載上の留意点も記したく思います。
ビジネス文書において一番重要なポイント、
それが『目的明確化』。
その文書によって誰に何をしてもらいたいか、
それをはっきりさせることが出発点となります。
上司指示等においては「何のために」、
つまり目的が省略されがち。
前後の話からきちんと推測できれば良いですが、
そうでなければ必ず目的を確認しましょう。
それがはっきりすれば、
「指示になかったけど、こういう情報もあった方が良いだろう」
とか「ここはこうした方がより分かりやすくなるはず」
といった工夫がしやすくなります。
「ビジネス文書においては目的確認が胆」
と考えていただきたいですね。
■ビジネス文書記載で押さえるべき６ヶ条
では実際の文書作成においては
どのような点に注意すればいいでしょう。
ポイントを６点挙げたいと思います。
「全体構成の留意点」２つ。
１）概要→詳細の順に記載する。
２）数字を積極活用する。
「内容に関する留意点」１つ。
３）事実（客観）と意見（主観）を峻別する。
「個々の文章の書き方における留意点」２つ。
４）箇条書きにする。
５）短文を心がける。「その他の留意点」１つ。
６）適切な単語を使う。各々説明します。
まず初めに意識したいのが
「全体構成の留意点」。
具体的には、
１）概要→詳細の順に記載する。
ビジネスでは結論が重視されます。
「要は何？」ということ。
その文書が何を伝えたいか、
それをはっきりさせるべく、
結論を冒頭に記しましょう。
書き方としては、“概要”とか“要旨”を最初に持ってくる、
メールならあいさつ直後に送付趣旨を
記すような形となります。
概要に続く詳細については、
項目の順番要検討です。
文書の目的を踏まえながらも、
受け取った相手が知りたくなるであろう情報を
優先的に配します。
概要→詳細という流れは、
ビジネス文書の“基本のき”（注）。
何はさて置き意識すべき点です。
■見た目も重要、だから数字を活かす！
「全体構成の留意点」２つ目が、
２）数字を積極活用する。
これは２つ意味を持ちます。
一つがデータ（数値）を積極的に使うこと。
「多くが」「一部では」などの抽象表現を避け、
具体的データを使用することで文書の信頼性が高まります。
もう一つが構成における数字の活用。
どれが大項目か、あるいは小項目かといった
全体構成が一目で読み手に伝わるよう、項番をつけましょう。
更に個別項目にも番号をつければ
記載数を瞬時につかめますから、
読み手がより内容を理解しやすくなります。
図が英数字の使い方（イメージ）です。
参考としてください。
続いては「内容に関する留意点」。
３）事実（客観）と意見（主観）を峻別する。
書かれている内容が事実か、記載者の意見なのか、
そこがはっきりしない文章を時々見かけます。
それが容易に想像可能な見方（意見）だとしても、
ファクトか私見か、はっきりさせましょう。
もちろん三段論法等の活用による裏付けある見方ならば、
客観として扱うことが可能です。
「意見を書くな」ということではなく、
「事実と意見を切り分ける」ことが重要なのです。
「個々の文章の書き方における留意点」に移りましょう。
４）箇条書きにする。
多忙なビジネスの現場では
往々にして文書が飛ばし読みされます。
文字羅列文書はそれだけで読む気をそぎますから、
箇条書きを多用し、読みやすさに
配慮しましょう（図参照）。
■短さは分かりやすさに通ず・・・
「個々の文章の書き方における留意点」２つ目が、
５）短文を心がける。
短文は主語と述語が近づきやすく、
かつ過剰な修飾が制限されるため、
結果的にとても分かりやすい文章となります。
箇条書きと併用すればその効果絶大。
一文としては30～50文字程度が目安です。
安易に接続詞でつながず、句点（。）で切りましょう。
分かりやすく、かつ見やすくなること間違いありません。
最後は「その他の留意点」。
６）適切な用語を使う。
カタカナ言葉など専門用語のオンパレード文書は、
意味が伝わらないことも多く、
読み手に敬遠されます。
外に出す文章は当然のこととして、
社内文章においても使用する単語（用語）を吟味する習慣が必要に。
特に業界あるいは社内用語は危険たっぷり。
業界内（社内）では通用しても、
外界の読み手からすると“ちんぷんかんぷん”
といった事態になりかねません。
文書作成においては、その用語が一般的か、
どのような意味で使われているかを
十分考慮したいですね。
ビジネス文書においては「伝わるか否か」が唯一の“カギ”。
そこに不安を感じるなら、一度上記視点で
文章をチェックしてみてはいかがでしょう。
（注）概要→詳細、つまり結論ありきがビジネス文書の“基本のき”ですが、
客先への提案資料など、敢えて詳細説明後に結論という流れの方が良い場合も
あります。時に使い分ける必要性があること、付記させていただきます。
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