■ビジネス効率を高めるなら、小手先ではなく、本質に踏み込む
職場の人員が減少、
あるいは新たな仕事がプラスに。
結果、一人当たりの仕事量が増し、
ますます忙しい日々に。
そのような状況下、
「効率よく仕事がしたい」
「ビジネスをサクサクこなしたい」
と考える人は多いことでしょう。
「業務を効率化しましょう」「無駄を削減します」
といった謳い文句を前面に掲げ、メーカーが
さまざまなソフトウェアやツールを販売しています。
確かにそれらは、
抱える課題に上手くマッチすれば、
効率アップに貢献してくれるでしょう。
しかしながら、
それらは所詮“小手先”対応。
本質の改善には至りません。
では、本質まで踏み込み、
ビジネスの効率化を実現するには、
どうすればいいのでしょう。
■“頭を使う仕事”の効率化がスピードアップ鍵
方法論に入る前に、
少し仕事を整理してみたく思います。
仕事は大きく２つに分けられます。
それが “身体を使う仕事”と“頭を使う仕事”。
もちろん、全く一方だけしか使わない仕事
というのは存在しませんが、「主に何れを
使うか」という基準なら、区分が可能です。
“身体を使う仕事”といっても、
現場作業だけを指すわけではありません。
ホワイトカラーであっても、
機械的に行う作業は発生します。
例えば、同じような内容の電子メールを
複数に送る、伝票記載、あるいは伝票処理、
更には定例のデータ集計など、付加価値の
高くない仕事はあるものです。
一方の“頭を使う仕事”。
その基本は“考える”こと。
原因を探る、分析する、調査する、
企画を立案する、業務改善の提案をする
などなど。
更には、それを資料にし、伝える、
それら一連の取り組み全てが
“考える”仕事と言えます。
“身体を使う仕事”は代理対応が可能なものも
多いですから、外部委託などを通じ、急速に
職場から減っているのではないでしょうか。
その分、ますます“頭を使う仕事”のウェイト
が増すとともに、より高次のレベルを求められる
ようになってきていると思います。
従って、ビジネスを効率化し、仕事をサクサク
こなしたいなら、“頭を使う仕事”の効率を
上げなければ、効果はごくごく限定的に。
■３つのスキル向上が、今後ますます重要に！
では、“頭を使う仕事”において効率を
アップするには、具体的にどうすべきか。
どのような職場においても必要となる３つのスキル、
すなわち、論理的思考力（ロジカルシンキング）、
コミュニケーション力、書く力を
高めていくのが最も効果的でしょう。
これらは、“頭を使う仕事”に必須のツール。
例えば、課題への対応策を検討し、上司に
報告するなら、ロジカルに分析（論理的思考力）
した上で、それを資料化（書く力）し、上司に
説明（コミュニケーション力）しなければなりません。
どれか一つを身につければ済むという話
ではなく、３つ全てを我がものにした上で、
場面に応じ使い分けてこそ、“頭を使う仕事”
をサポートするツールたる、と言えます。
これら“考える”仕事をスピーディーに
行えるか否かが仕事全体のスピード
を決するのです。
考えてみてください。
例えば「資料化する」といっても、
その方法（スキル）を知らなければ、
そこに多くの時間を投入せざるを得ません。
しかしそれはスキルですから、
一度身につけてしまえば、大幅な
時間短縮を実現してくれます。
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