効率的に仕事を進める7つの方法

■“全体最適”の発想の下、仕事を効率化

効率的に仕事を進めるには、
方法を知り、それを確実に実践していく
必要があります。

以下、そのための
7つの方法”を紹介したく思います。
ご参考としてください。

まずは前提条件を記しましょう。
単独で完結するビジネスは存在しません。
必ず関係者がいると思います。

「仕事を進める仲間」という観点から捉えれば、
取引先(協力会社等)、社内他部門、上司部下、同僚が
主だったところでしょう。

個々人が効率的に仕事を進めるのはもちろんですが、
それ以上に大切となるのが、全体の効率アップ。

その際、関係者間の連携が、
とても重要な要素となります。

従って、以下に記す“7つの方法”は、
一部に個人の効率化を含みますが、
メインは「関係者全体で効率的に進める方法」
とお考えください。

1)目標(計画)及び背景の共有
2)責任者及び個々人の責任範囲明確化
3)優先順位明示(関係者との共有)
4)進捗状況見える化
5)情報共有方法のルール化
6)緊急時の情報の流れ(報告体制)取り決め
7)ビジネス3大スキル向上

これらは、どれか一つだけであっても効率化を
後押ししますが、全てが揃うことで、最大限の
効果を発揮してくれるもの。

そのベースとなる発想が“全体最適”です。
そういった観点でご覧ください。

■互いが数字の“背景”を知ってこそ、真の共有

1)目標(計画)及び背景の共有
  向かうべき目標(到達点)、あるいはその方法(計画)
  が関係者の間で共有されていなければ、計画の修正が
  必要な際など、何をどこまで変えてよいか、といった
  判断がつきません。

  表面的な数字(目標)の共有は当然のこととして、
  その数字の裏に隠された背景までを関係者間で
  共有することにより、“全体最適”を意識した判断を
  誰もが下しやすくなります。

■個人範囲明確化が、責任者意識を高める

2)責任者及び個々人の責任範囲明確化
  これにつきましては、
  以下に詳しく記してありますので、
  ご一読ください。
  ◎「責任明確化」については、こちらをご覧ください

■関係者間の能動的連携を引き出す

3)優先順位明示(関係者との共有)
  複数ある取り組みの中で、何を優先すべきか、
  その優先度合いはどの程度か、というような
  情報を関係者間で共有することにより、
  個々人が時に臨機応変に対応するといった
  柔軟性を引き出せます

  関係者間の能動的連携は、
  計画推進の大きな力となるものです。

■“見える化”の仕組みが問題の早期発見につながる

4)進捗状況見える化
  物事が計画通りに進むことはまれ。
  進捗停滞の原因は、計画自体が問題を内包
  していることもありますが、多くは計画段階
  で予期しなかった事象の発生によります。

  計画に修正はつきもの
  目標をクリアすることが使命となりますから、
  適宜進捗を確認し、問題が生じているなら、
  早めの対処が必要です。

  そのためには、
  関係者間で進捗を見える化する仕組み、必須。

  具体的仕組み(スケジュール管理法)に
  つきましては、以下を参考としてください。
  ◎「スケジュール管理の仕組み」については、こちらをご覧ください

■「情報は共有されないもの」と考える

5)情報共有方法のルール化
  複数の関係者が絡む結果、個々人の仕事
  が他の関係者の作業と密接にリンクする、
  といったことが多々発生します。

  各人の取り組みの結果はもちろんのこと、
  そのプロセス(考えの過程)含め、関係者間
  で共有する仕組み(ルール)を作っておくと、
  「AさんとBさんは知っていたけど、
   Cさん、Dさんが知らず、混乱した」
  といった事態を防げます。

  情報は思う以上に共有されないもの。
  日報、週報といった定期報告を関係者へプッシュ
  展開
するだけでも、相当程度に有効です。

■“特別ルール”を作り、その時に備える

6)緊急時の情報の流れ(報告体制)取り決め
  緊急事態というのは、
  予期せぬ時に予期せぬ形でやってきます。

  そういった際に慌てないため、緊急時の情報
  の流れを明らかにしておくと、混乱に拍車を
  かけずに済みます。

  その際、“通常ルール”とは別に、
  “特別ルール”を作っておくと安心。

  人から人に情報が流れていく中、担当者不在
  などにより、時に情報が(途中で)止まる、
   ということが現実に起こってきます。

  “特別ルール”とは、そういった状況への
  備えと言えるものです。

■仕事効率化のベースとなる個人スキルを高める

7)ビジネス3大スキル向上
  関係者間で各種を連携する際、個々人の
  コミュニケーション力、文章力、論理的思考力
  が低ければ連携に支障をきたしかねません。

  これら3つのスキル(ビジネス3大スキル)は、
  仕事を効率的に進めるベースとなるもの。

  これに関しましては、無料の動画セミナーを
  用意
しております。
  よろしければ、活用ください。
  ◎“ビジネス3大スキル”を学ぶ無料動画セミナーはこちらから

■“1+1”を“3”にしませんか・・・

“1+1”の答えを“1”にしてしまうか、
あるいは“3”にまで高められるか、
それは関係者の連携次第。

“3”に辿り着く手立てとして、
ぜひ“7つの方法”、お試しください。

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