■“大人のメール術”、その根底は『思いやり』
今やビジネスもプライベートも、
メール（電子メール=e-mail）は生活必需品に。
だからこそ社会人として、
マナーを踏まえ“大人のメール術”を実践したい、
と考える人も多いことかと。
そんな大人メールについて、
具体例を挙げながら紹介したいと思います。
“大人のメール術”の根底に流れるのは『思いやり』。
つまり受け取った相手があなたの気遣いを
感じられるかどうかです。
そこに必要とされるのが“１対１のメール対応”。
それはコピペとの決別も意味します。
具体例を挙げるとその意味するところが
お分かりいただけるかと。
例えば取引先と打ち合わせることになり、
あなたの会社に場所が決まったとしましょう。
相手は初めてあなたの会社にやってきます。
このような場合、最寄り駅からあなたの会社までの
地図を相手に送るのが一般的。
でもそれだけなら全くの“普通”。
相手はあなたのメールから
『思いやり』を感じません。
■コピペとの決別とは、個々の必要に応じメールを書くこと
では“大人のメール術”を
実践するにはどうすべきか。
例えば先方の会社からあなたの会社に
来るための交通手段を具体的に
文中に記してあげるのです。
「ご参考ですが、もし御社から
お越しになるのであれば以下の電車が便利かと思います」
と記載し、具体的な電車の出発・到着・乗車時間を列記。
「最寄りの○○駅から、普通に歩くと○○分程度です。
バスもありますがちょうど渋滞する時間ですから、
徒歩がお勧めです」などと補足情報も載せてしまいます。
もしかしたら相手は他の会社に寄ってから
あなたの会社に来るかもしれません。
「ご参考」に記した電車を使わない可能性もあります。
それでも、こうしたメールをもらったら
嬉しくないですか。
これが“１対１のメール対応”。
相手が必要とする情報は人によって違います。
不要な情報はない方が親切。
ですから個々の相手に応じて作成しなければなりません。
そうなると当然コピペは使えません。
コピペとの決別、とはそういう意味です。
■「気が利いてる！」と言われるメール、書きませんか？
別の例を挙げてみましょう。
「回答はフリーフォームで」とか
「特に回答書式を定めません」という
依頼メールが届くこと、ありませんか。
これって発信者からすると、
「書式など気にせず、あなたの自由に書いてください」
という気遣いの現れ。
それはそれで良いのですが、
人によっては「何を書けばいいんだろう？」とか
「どの程度まで詳しく書けばいいの？」と
却って困惑させてしまう可能性も。
せっかくの
「忙しいあなただから、書式など気にしなくていいですよ」
という相手への『思いやり』が伝わりきらないのです。
とても残念だと思うのですが、
いかがでしょう。
このケースなら
「書式は特に定めません。
自由に記入してください。
フォームがあった方が書きやすいという方は、
参考フォームを付けましたので、こちらを
適宜加工して使っていただいても構いません」
のようにしておけば、相手は自分の状況に応じ、
どのように書くか判断できます。
正に『思いやり』の具体化
ではありませんか。
送付先が単独であろうが複数であろうが、
“大人のメール術”の着眼点は変わりません。
一見すると本当に些細な気配りだけなんです。
いわゆる「かゆいところに手が届く」かどうか。
読み手視点に立ち、
「わっ、助かる！」とか「わっ、気が利いてる！」
と言われるにはどうすべきか、
ぜひ試行錯誤を重ねてください。
そんなあなたの気持ち、
きっと相手に届くはずですから・・・。
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