■今や仕事に必須のメール時間を“短縮”
会社ではパソコンと向き合う時間が
仕事の大半という方、増えてきました。
その過半がメール（電子メール=e-mail）受発信
という人も多いかと。
「メールを効率化するテクニックって何かないかな？」
「何とかメール処理時間を減らしたいんだけど･･･」
と考える向きもあることでしょう。
そこでメール処理スピード
向上テクニックをご紹介します。
その前に確認しておきましょう。
メール時間に２種類あること。
そう、“送信”と“受信”です。
当たり前ですが、
ここ、実は大切なんです。
この先、通信環境が整備されればされる程、より多くの人と
いつでもどこでもますます簡単につながるようになり、
結果、メール総数が増加してくると思われます。
特に受信メールに関しては
総量コントロールが難しいのが実態。
勝手に送りつけてくる迷惑メールに関しては
あの手この手の総動員で送付してきますから、
対処のしようがありません。
従って受信メールの処理時間短縮は、
例えば送信者別フォルダ管理や速読術習得など、
対策がないことはないですが、本質的手立ては
なしと考えるべきでしょう。
つまり、
メール処理効率化は送信メールの扱いがカギ
になる、ということ。
短時間で如何にメールを書き上げるか、
少ないやり取り（一度の返信）で
済ませられるか否かにかかってくると言えるのです。
この点、よろしいでしょうか。
■新規作成／返信メール、共通に必要となるのが“文章力”
前置きが長くなりました。
本題に入りましょう。
送信メールには２種類ありました。
『新規作成』と『返信』です。
そこでまずは両者共通の効率化ポイントを記し、
続いて各々の勘所を紹介します。
最初に共通ポイントから。
当たり前ですが相手に“伝わる文章力”向上が
何より重要。
誤解の生じないよう自分の言いたいことを
的確な文字に置き換えるスキル、
それが真の文章力。
これが不足していると、問い合わせ増となったり、
メールを読んでもらえなかったりと
二度手間三度手間に。
正に非効率の温床です。
何をするにしろ今やビジネスパーソンにとって
文章力は必須スキル。
不安があるあなた、
一刻も早い強化を。
■新規作成メールは“タイトル作成力”で勝負
『新規作成』に移ります。
最重要となるのが件名（タイトル）。
なぜって、相手は件名を見て中身を見るか否か、
見る場合はいつ見るかを判断するからです。
例えば書類作成依頼なら、「◇◇の書類作成の件」
などというのはダメパターンの典型そのもの。
これでは相手にどうして欲しいか、
ほとんど伝わりません。
かといって何でもかんでも「重要」と付けてしまうと、
本当に重要なメールが埋もれてしまう可能性も。
ですから相手が件名だけ見て、どうすべきか
判断が付くようにしてあげれば良いのです。
社内向け書類作成依頼なら、件名に
「（期限○／○）◇◇の書類作成のご依頼（△△部：××）」
のように記します。
こうすることでそのメールが依頼であること、
期限が○／○（日付）であること、
作成すべき書類が◇◇であること、
そして依頼しているのが△△部の××（名前）であることが
一目で分かります。
受け取った相手は、期限や内容（書類作成依頼）、
メール発信者を把握できますから、
「あ、これはすぐに見た方がいいな」とか、「総務部長からか」とか、
「期限まで少し時間があるから、後でチェックしよう」と判断可能。
余計なやり取りが減り、
結果、互いのストレスまで軽減してくれます。
正にWin-Winの効率メールとなるのです。
■No回答の返信メールは代替案でWin-Winへ！
続いて『返信』。
返信メールに求められるのは、
相手が要求する内容に正面から応えること。
端的に言えばYesかNoかをはっきりさせる、
ということです。
返信（本文）の冒頭に、まずは結論。
続いてその理由、という流れが
相手にとって最も望ましいでしょう。
「取りあえず部分回答」ということなら、
残りをいつ回答するか追記すれば良いかと。
条件付き回答なら、Aの場合はこう、
Bの場合はこうと記してあげれば
相手は次の手を打ちやすくなります。
相手から折り返しメールが欲しい時は
その期限も書いておくと互いが効率的。
Noの回答なら代替案を示せると親切でしょう。
自分だけがメール処理の効率を上げようとしても、
相手がいることですからそれは難しい。
急がば回れではないですが、
相手にとって効率良いメール作成が
結局は自分の効率向上につながります。
ぜひWin-Winの仕事で処理スピードアップ、
目指してください！
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