■メールが原因で会社から処分される可能性も
ビジネスメールって、
どのようなものを指すのでしょう。
友達や家族などとやり取りするメールと
何が違うのでしょうか。
携帯電話・スマホの契約台数は
既に1億4千万台（注）に近づいており、
複数台を使いこなす方も多く見られます。
日常のちょっとした連絡含め、
大部分のやり取りがパソコンやモバイル端末からの
メール（電子メール=e-mail）、という方も多いかと。
一方で、メールが原因となって会社から処分を受けた、
お客様にお詫びしなければならなくなった、
という事件事故が後を絶ちません。
あなたが加害者とならないために、
プライベートと仕事でやり取りするメール、
その違いを押さえ、同時にメール記載のポイントを
このタイミングでぜひご確認ください。
■「ビジネスメール」を定義すると・・・
そもそもビジネスメールとは何でしょう。
「社内外の関係者と文字を使って交わすビジネスに関するコミュニケーション。
報告連絡相談など、ビジネス関連の全てのやり取りがその対象」
と定義できます。
要は仕事に関連したメールが
全てビジネスメール、ということです。
従ってそれ以外がプライベートメールということに。
プライベートメールにおける最終責任者は受発信した個人ですから、
何を書こうがどのように表現しようがもちろん自由。
体裁も問われません。
一方のビジネスメールはあくまで仕事の一環。
従って最終的には会社としての責任が問われる重いものだ、
と考えればよろしいかと。
ここがプライベートメールと
ビジネスメールの最大の違いです。
結果としてビジネスメールには
色々な制約が付いて回るのです。
■“すべからず”のビジネスメールの掟
書き方の説明に入る前に、
「ビジネスメール、これだけはすべからず」
という留意事項を２点挙げたいと思います。
１）会社貸与のメールアドレス（以下「メルアド」）を私用に使わない。
２）誤送信厳禁（送付前に宛先メルアド徹底チェック）。
若干説明します。
会社用のメルアドは仕事をするために貸与されているもの。
ウィルスなどのセキュリティに対する脅威を減らすためにも私事利用は
避けましょう（当然、私用メルアドの業務利用も好ましくありません）。
もう一つがメール誤送信撲滅。
誤送信は会社の信用失墜につながるだけでなく、
損賠賠償請求に至る可能性も。
来たメールに単純に返信したつもりだったのに、
全く知らない相手がいつの間にかcc（Carbon Copy：写し）に入っていて、
気づかず送付してしまった、などという笑えない事故も起きています。
自分の首を守る意味でも
送り先は真剣チェック必須です。
■あなたのメールが開封されるための５つのポイント
さて、肝心のビジネスメールの書き方に入りましょう。
細かく記すとたくさんありますが、
特に気をつけるべきは下記５点。
１）総力を尽くしたい“件名”。
２）“件名”に必須の送信者名。
３）内容は6W3Hを使い、箇条書き。
４）重要メールなら、送付後に電話併用。
５）ファイル添付の場合、容量／ファイル形式に注意。
１）と２）が“件名”関連です。
メールにとって“件名”は命。
多い方は日に100通以上のメールを受け取ります。
そういった方はそれらを全部見ていたら仕事になりません。
従ってメールを取捨選択しております。
読むか読まないか、
その判断基準が件名と送信者名なのです。
件名を見て「これは自分にとって重要」となれば当然見てもらえます。
また例えば上司など、「この人のメールはチェック必須」
と認識されているなら開いてもらえます。
内容が簡潔に分かるタイトル（件名）をつけると同時に、
送信者名を記す、これ超重要です。
３）が本文の書き方。
ビジネスメールは伝わらなければ価値「０」。
6W3Hを使い、箇条書きに徹しましょう。
それが体裁を整えることにもつながります。
記載に当たっては適度な行間を取ることもお忘れなく。
余すところなく文字がびっしりというメールは、
それだけで読む気を削ぎます。
ご留意を。
４）が電話併用。
メールはこちらから一方的に送りつけるもの。
もしかしたら相手が出張に出ているかもしれないですし、
他のメールに紛れて読まれていない可能性もあります。
依頼などの重要メールについては、
メール送付後に電話を併用し、フォローしておくと、
後々の「見ていない」といったトラブルが防げます。
最後が添付ファイルについて。
会社によっては送受信のメール容量を制限しているところもあります。
また社内で利用できるソフトウェアは限定されているのが一般的。
特に画像データや世間であまり使われていない形式のファイルを
送付する際は、相手がそのファイルを起動可能かどうか
確認してからの送付が無難です。
■メールの書き方を解説した無料動画をご覧ください！
以上、ポイントのみ記しましたが、
メールの書き方については更に詳しく、
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「人に伝えるスキル」など、仕事で必要となる３つのスキルを説明したもので、
全２１回、その中の第３回にて細かくメールの書き方を紹介しております。
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（注）2013年8月末現在の実績。詳細は下記から確認願います。
http://www.tca.or.jp/database/2013/08/
■以下記載も合わせてご覧ください！
「ビジネスメールの書き方｜あなたは大丈夫ですか？」
「ビジネスマナーを意識し、仕事メールの達人になる！」
「メール時間を減らし、仕事の処理スピードを上げるテクニック！」
「社会人マナーを意識した大人のメールの書き方」
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