ビジネス文書 スキル


  • 「仕事を進めていくに際し、
     文章能力が不十分」

  • 「文書の書き方が分からない」


  • 「メール・報告書(レポート)
    資料作成に時間がかかる」


だから、
「ビジネス文書の勉強方法を知りたい」
「論理的に書けるようになりたい」


そんな思い、あなたは抱えていませんか?


今や仕事のやりとりはメールが中心。
さまざま報告する、各種資料を作るといった際も、
文字を通じ、伝えなければならない。


その際に不可欠となるもの、
それが“文章能力”です。


いかに簡潔で分かりやすいビジネス文書を記すか。
それは業種(業界)や職種(役割)、立場(役職)に関係なく、
仕事をする全ての人に求められる能力と言えましょう。


しかしながら現実は、


「『分かりづらい』とよく上司に怒られる」
「どう書くか、いつも苦労する」
「書くのが苦手・下手」
「組み立て方・構成が分からない、稚拙だ」



といった状況に陥っている人が少なくありません。


「なんとかしなければ」「なんとかしたい」の一心で、
時に文書作成ソフトに頼り、
テンプレートや雛形(フォーマット)を探し、
見本・文例を参考にしてきたかもしれません。


分からないからこそ、上司に先輩に、
ルールやマナーを、コツを尋ねたかもしれません。


でも、それらを見ても、聞いても
今一つポイントがつかめない。


なぜあなたが記す文書は、きちんと相手に伝わらないのか?


それは、真に押さえるべき“ビジネス文書スキル”を
つまり、仕事で文章を書く際に必要となる各種“技術”を押さえていないから。



たったそれだけのことなんです。


だから、もし文字を通じ
自分の考え・思いをきちんと伝えたいなら、伝えきりたいなら
“ビジネス文書スキル”を高めるしかない、と言えます。




そもそも“ビジネス文書”ってなんでしょう。
それは、仕事遂行のために記される文書のことであり、
その“全て”を指します。


少し日頃を振り返っていただけますか。


誰かとメールを通じやり取りする、
なにかの結果を報告書にまとめる、
議事録を作る、
さまざまなことがらを資料化する、
あるいはお客様に提案書を作る。


その全てが文字を通じてではありませんか。


ということは、“ビジネス文書”が仕事に占める範囲が広大だ、ということ。
だからこそ、きちんと意図の伝わる文章を書く必要があります。



では、どうすればしっかり伝わるか。
こと細かに詳しく記せば良いか。
答えは、申し上げるまでもなく“No”です。


ビジネスの場は、誰もが多忙。


簡潔に記さなければ、
かつ読み手の視点・興味を踏まえなければ、
読んでもらえない。


読んでもらえなければ、
当然のことながら伝わらない。


でも、伝わらない理由は、それだけではありません。


文書には、会話と大きく異なるスキルが必要となります。
あなたも「行間を読む」、あるいは「読まれる」っていう経験、ありませんか。


文字の場合、書いていないことを前後の文脈から勝手に推測されたり、
言い回しなどから、読み手が勝手に解釈したり、といったことが起こります。



会話であれば、
聞き手が不安そうな表情・仕草を見せた段階で、
相手に不明点を確認する、あるいはさらに詳しく説明するといった
フォローが可能。


しかしながら、文書で伝えるとなれば、それはできません。
当たり前ですが、読み手が文面を見る時、書き手はそこにいませんから・・・。


では、文字を通じ、物事をしっかり伝えるにはどうするか。
どのような順番で記すかといった組み立て方が、構成が
とても重要となります。


それら相手に伝えるための“技術”こそ
“ビジネス文書スキル”と言われるものの中身です。



とは言っても、
それは決して難しいものではありませんから、
ご安心ください。


必要なのは、
ピラミッド型の階層構造をなす“ビジネス文書スキル”全体を学ぶこと、
効率良く理解するために、学びの順番を間違えないこと、
そして、なにより重要なのが、実務に適したポイントを押さえること。



一口にビジネス文書といってもその範囲は広く、
例えばビジネス論文のような記述もその範疇に含まれます。
しかしながら、そういった文章を書く人はごくごくまれ。


多くの人が知りたいのは、
メールで、報告で、資料作成で
相手に伝わる文章の書き方のはずです。


あなたはいかがですか?


だからこそ、普段の仕事において
「分かりやすい=伝わる文章を書きたい」ということなら、
実務に活きる“ビジネス文書スキル”を身につけなければならない。



スキルとは、“技術”のこと。
ですから、基礎を学び、日々実践することで、向上します。
誰もが後天的に身につけることが可能なもの、と言えるのです。


後は、その学びに向け、一歩踏み出すかどうか。
必要なのはあなたの『決断』だけです。



今でこそ、私もそれなりの文章を短時間で書けるようになり、
“ビジネス文書スキル”のなんたるかを人前で語れるようになりましたが、
過去は、本当に辛い日々を送っていました。


とにかく、伝わらない。
しっかり見てもらえない、
最後まで読んでもらえない。


メールを送っても、スルーされる、
もしくは問い合わせだらけ。


何度ものやりとりになってしまったことも数知れず、
メールというツールを恨んだことさえあります(苦笑)。


報告書を書けば、指摘の嵐。
「なにを言いたいか分からない」
「文章がおかしい」
挙げ句の果てには「日本語が変だよ」って。



一生懸命に資料を作っても、
最初だけ見て、すぐにつき返される、
あるいは、文末まで読んでもらえない。


プライベートにおいても、
メールが誤解を招き、謝ったこと数知れず・・・。


「なんでこうなっちゃうんだろう?」
「なんで分かってくれないのかな・・・」
当時はそんな思いを抱えながら過ごしていたのを覚えています。


でも、でもですね、今は分かるんです。
その原因が“自分”にあったと。
自分の文書能力があまりになさすぎたと。


そんな辛い過去は、今になって思えば、学びのよいきっかけとなりました。
「なんとか相手に伝わる文章を書きたい」の一心で
本を読んだり、セミナー等の各種講座や通信教育からe-learningの受講まで、
ずいぶん多くの時間とお金を注ぎこみました。



その甲斐あってか、徐々にコツがつかめるようになり、
お客様や上司、周りの人から一定の評価をいただけるようになったのです。


そんな数え切れないほどの苦しい思いをした私だからこそ、
実践に際してのポイントがはっきり分かる、と言えます。



肌で感じ取った私だからこそ、
どのように学べば最も効率的かが分かるのです。



こうしてこのページに辿り着いた、ということは、
あなたもこれまでに同じような苦労を重ねてきたのではありませんか?


メール作成において、報告書の際に、資料作成に当たって、
あるいは社内文書を展開するに際し、社外文書を考える時に、
なんとか伝えようと試行錯誤を重ねてこられたのではありませんか?


本を読み、人に尋ね、
講座などを受講されたかもしれません。


そしてその場では何となく理解するものの、
いざ実際に使ってみようとすると
どうも上手くいかない。



「なんとかしたい」ともがきつつも
未だ納得のいく結果が得られない。
そんなもんもんとした状態が続いているのではありませんか。



そんな状況、一刻も早く抜け出したいですよね?




なぜ、文字にすると伝わりにくくなってしまうのでしょう。


「文字で伝える」とは、一方的に話す“スピーチ”と同じようなもの。
会話では意識する必要のない技量が必要となります。
それが次の3つ。


1)構成力(文書の組み立て方に関する知識)
2)フレームワーク力(文書雛形の知識)
3)見出し力(キャッチコピーについての知識)


これらはどれか一つあればいい、ということではなく、
3つ全てが揃っていなければなりません。


だって、考えてみてください。
構成が悪ければ、最後まで読んでもらえない。


ビジネス文書は、プライベートと異なり、一定の決まりごとがありますから、
雛形についてもある程度、使いこなせるようになっている必要がある。


見出し、つまり件名、あるいはタイトルも重要です。
メールを頭に浮かべていただくとお分かりでしょう。
件名が不適切だと、相手が開封してくれませんよね?


ところがところが、
世の中の“ビジネス文書スキル”に関する本などは、
上記のいずれか一つだけを取り上げたもが中心。


それら全てが揃って初めて“伝わる文書”となるのに・・・。


どうですか。
あなたがこれまで学んだテキストを思い返していただけますか。
3分野を連携させながら、総合的に高める内容でしたか?


答えはきっと「No」だと思います。
だからこそ、このページに辿り着いたはずですから。


いくら学んでも、書くスキルが劇的に高まらなかったのは、
あなたのせいではなかったのです。
学ぶ教材に問題があった・・・。



そしてあなたは、そこに気づかれた。
問題がはっきりすれば、後は対策を実行するのみ。


効率的に身につく順番を押さえ、
重要ポイントさえ外さなければ、
あなたの文章能力は一気に高まっていくことでしょう。


そこは私の過去の山のような失敗を
最も役立てていただける部分でもあります。


どうです、
少し先が見えた気がしませんか?



1.メール作成の前後に「困ったな~」
メール作成に時間がかかる。
自分(送り手)の考え/思いが相手に伝わらない。
(メールを送ると)問い合わせが殺到して、他のこと(仕事など)に手が回らなくなる。
(内容確認等の)メールのやり取りが増え、メール管理が大変だ。
期限までに返信(回答)をもらえず、スケジュール通りに仕事が進まない。
(読み手となる)上司・先輩などにしかられる。
(お客様などの)信頼を損ね、ビジネスに影響がでる(商談が成約に至らない等)。
そもそもメールを開封してもらえない。

2.メール後に言われてしまい「困ったな~」
もっと分かりやすく(簡潔に)書いてくれないと・・・。
情報が不十分じゃない?
たくさん書いてあったけど、誰に何をお願いしたいの?よく分からなかったよ。
宛先(To)、写し(cc)をきちんと使い分けなきゃ!
あのメールの目的ってなに?意味不明だったな・・・
宛先(To)、写し(cc)をきちんと使い分けなきゃ!
不思議な日本語だね!
言葉遣い(言い回し)に気をつけてくれる?
あんなメール書いてると、信用失うぜ!
(メールしているのに)そんなメール、見た覚えないけど・・・。

3.報告書/資料作成の前後に「困ったな~」
何を書けばいいか分からない。
どのように書けばいいか(どのような構成がいいか)困ることが多い。
内容に抜け漏れがないか不安だ。
的確なタイトル/見出しがつけられない。
内容に抜け漏れがないか不安だ。
雛形(フレームワーク)を使いこなせない。
国語力に自信がない(分かりやすい文章が書けない)。
考えを上手く文字にできない。
報告書・資料を作っても、最後まで読んでもらえない。
そもそもビジネス文書がどういうものか、よく分からない。


4.報告書/資料を見た後、言われて「困ったな~」
要領の得ない資料(報告書)だな~。
ピントがずれてるように思うんだけど・・・
構成がめちゃくちゃだ!
もう少しメリハリあるまとめ方って、できない?
見易さも工夫してくれると、ありがたいんだけど・・・。
どういう風に使われる資料(報告書)か、考えて作った?
説得力の乏しい資料(報告書)だね!
事実と意見(推定)を分けてもらえないか?
タイミングがずれてるぞ(遅いな)!



もうお気づきと思いますが、
これらは“ビジネス文書スキル”を高めることで
解決可能です。



メールで、報告書において、資料作成の際に。
相手に応じ、文書を組み立て、
必要に応じ雛形を活用し、
適切な見出し(件名・タイトル)をつける。


本動画セミナーでは、その方法を徹底解説しました。


例えば構成でいうなら、
“ビジネス文書作成4つのステップ”というものを踏むことで、
冒頭になにを記すか、本文をどのように展開するか、
といった流れが明らかとなります。


ですから、
後はそれに沿って文字化するだけ。


見出し(件名・タイトル)で言うなら、
『“10×10”タイトル作成法』という作成術をあなたの状況に当てはめることで、
どのような表現・内容がふさわしいかが見えてきます。


構成・雛形・見出しを三位一体で強化しますから、
バランスよく文章能力を高めていくことが可能。


動画内では、
“明日から使える”を念頭に、
とにかく具体例をふんだんに盛りこみました。



それらは“技術”ですから、どれも再現可能なものばかり。


筋道あるストーリーの下、最適な順番で進んでいきますから、
頭にスッと入っていくはずです。


あなたはそのエキスを知り、後は日々の仕事において実践するのみ。
私が歩んだような遠回りをする必要はありません。
明日から職場で早速使って欲しいと、切に願っています。


結果、あなたの“ビジネス文書スキル”は
着実に高まっていく。



どうですか、これならあなたも
聞いた翌日から、いえその日から実践できる気がしませんか?




書く力を高めることで得られる効果は盛りだくさん。


自分の考え・思いがスムーズに伝わりますから、
読み手の思い違いを防げます。


「分かりづらい」とか、それによって「怒られる」といったことが
なくなりますから、不要なストレスを抱えこむ必要がない。


文書作成で悩む時間が減り、修正(やり直し)が少なくなりますから、
作業時間の短縮、つまり効率化につながる。


構成・組み立てがしっかりした文書は、
論理的思考の実践となりますから、
ロジカルに考える力が高まります。


分かりやすい文章は信頼に値しますから、
上司やお客様のあたなを見る目が変わっていくはず。



そして何より大きいのは、
自分の文章に自信を持てるようになる。
仕事をする以上、堂々といきたいですよね?



書くのは仕事の場だけではありません。
「仕事で分かりやすい文章を書ける」ということは、
当然プライベートにおいても分かりやすい、ということ。


書く力が“技術”ということは、
それを知っているか否かが、最初の分かれ目となります。


もしあなたが「なんとかしなきゃ!」と考えているなら、
今こそ、学びのベストタイミングではありませんか?


「現状をなんとかしたい!」と思っている時というのは、
人の学ぶ意識が、そして吸収力が最も高まる瞬間ですから。



この絶好の機を逃してはもったいないかと・・・。




でも、もしかしたらこう思っているかもしれません。


「なんとなく分かったけど、僕(私)にできるかな?」
「もしかして挫折しないだろうか」って。





しかも返金の際、諸々の条件をつけるなどということはいたしません。
商品に絶対的自信を持っていますから・・・。


「僕(私)には合わなかったらいやだな。不安だな!」
という方のために設けた返金制度。
もし商品がイメージと違うなどありましたら、遠慮なく返金を申請してください。


思い立ったが吉日、
購入後一年経っても全額返金保証付きですから、
まずは試してみませんか。




インターネットの普及とともに、
文章能力がますます重要となってきました。


インターネットがなかった時代は、直接話すか、電話しか
相手とコンタクトする方法がありませんでしたが、
今はちょっとしたことも「すぐメール」でしょう。


報告書作成はビジネスパーソンの義務ですし、
各種提案などの資料作りもますます重要視されるはず。


つまり文字を通じて伝えきるスキルは
この先、ますます大切になる、ということ。



それなら少しでも早いタイミングで学ぶのが
賢い選択だと思いますが、いかがですか。


下手な文書を書いて、信用を落とす、
あるいは評価を下げるなんてこと、したくありませんよね?



仕事においても、もちろんプライベートにおいても、
自分の考え・思いをしっかり伝えたいと、
あなたは願っているのではありませんか?


それなら、今こそ一歩踏み出してはいかがでしょう。
“ビジネス文書スキル”向上に向けて・・・。



それが全ての始まりです・・・。


ただ、一つだけお願いがあります。


せっかく「やってみるか!」と決心したなら、
必ず動画をじっくりご覧になってください。


本で時々あると思うのですが、
購入したことで安心してしまい、
そのまま本棚のこやしにしてしまうというケース。


それだけは絶対におやめくださいね。
これ、マジにお願いします。


第1部 「文章力」≒「書くスキル」が持つ力を知る
“ビジネス文書スキル”ってなに?“書くスキル”と同じこと?
きちんとしたビジネス文書を仕上げるには、業務知識はもちろんのこと、さまざまな スキルが必要。
“ビジネス文書スキル”とは、それら文書を完成させるための(業務知識を除く)全てのスキルのこと。

従って文書を記すための総合力と言えます。“書くスキル”をそのように広く捉えるのであれば、
同じものと考えていただいてよろしいかと思います。
“ビジネス文書スキル”って、文章力とは違うの?
文章力とは文章を書く力のこと。
「魅力ある文章を書けるか否か」と言えるかもしれません。

一方で“ビジネス文書スキル”とは、文字を通じ書き手の意図を伝えるだけでなく、
相手に行動を促すことまでをその範疇に含みます。ビジネスにおける実学そのものと言えましょう。
“ビジネス文書スキル”を身につけても、仕事でしか役立たないんでしょ?
“ビジネス文書スキル”は、書き手の意図を読み手にしっかり伝えきることを目的とします。
つまり、文字を通じ、きちんとこちらの考え・思いを理解してもらうための技術である、いうこと。

従ってその活用範囲は、あなたが記す全ての文面に及びます。
例えばプライベートにおける電子メールなどにおいても、その力は遺憾なく発揮可能かと。
“ビジネス文書スキル”って、具体的にはどういう力のこと?
書き手の意図を読み手にきちんと伝えるためには、
(何を書き何を書かないかという)的確な構成力、文書雛形活用力、
相手に響く見出しを書くキャッチコピー力、きちんとした文面を記す文章力が必要。

つまりそれらが“ビジネス文書スキル”の具体的な構成要素と言えます。
書くことが超苦手な人でも“ビジネス文書スキル”を身につけられる?
“ビジネス文書スキル”は、スキルという名の通り“技術”です。
つまり、「基礎を知り磨けば光るテクニック」ということ。

従って、書くのが超苦手な人でも一つ一つ学ぶことでステップアップ可能です。
従って答えは“Yes”となります。
書き手のプロでさえ、間違った文章を書く時があるって本当?
プロをどのように捉えるかにより答えが変わりますが、
例えば書籍を書き、印税収入を得ている人をプロとするなら、プロも間違いを犯します。

例えば、とある書籍内に記されていた
「この見出しを見て、違和感を感じなかっただろうか」という文章、明らかに間違っています。
何が変なのか。答えは、動画セミナー第1部P.5(解説)をご覧ください。
“ビジネス文書スキル”を身につけることでもたらされるメリットって、どんなもの?
“ビジネス文書スキル”を身につけることでもたらされるメリット。
それは書き手だけでなく、読み手にも複数提供されます。

工数面は当然として、実は精神面でも読み手・書き手の双方に
大きなメリットがもたらされるのが本スキルの特徴。
Win-Winの関係を築く手段とも言えます。
“ビジネス文書スキル”は書き手・読み手の双方にメリットをもたらすって聞いたけど・・・。
“ビジネス文書スキル”を身につけることでもたらされるメリット。
例えば書き手のメリットを挙げるなら、論理的思考力(ロジカルシンキング)が身につく、

仕事の効率がアップするなど。その詳細は動画セミナー第1部P.8(解説)にて確認ください。
第2部 「書くスキル」とは・・・
“書くスキル”を高めることで論理的思考力も高まるって本当?
ビジネスにおいて考え・思いを伝えきるためには、筋道だった思考が不可欠。
ロジカルシンキングは“書くスキル”のベースとなるものです。

従って、“書くスキル”強化を通じ、論理的思考力も育まれていきます。
「伝わるビジネス文書」に不可欠な要素とは?
3つの要素を備える必要があります。
1)適切な○○。これには見た目に全体が整っているか、という点も含みます。
2)すらすら読める文面。これはいわゆる“○○力”のこと。
3)相手視点に立った○○。これは読み手の知識・経験までを勘案するということを意味します。

ポイントは3つの何れが欠けても伝わらなくなる可能性大ということです。
動画セミナー第2部P.5(解説)にて解説します。

きちんと人に伝えるには“文書構成”が重要って聞いたけど・・・。
文書を書くに当たって、その構成が最初のステップとなります。
流暢な文章を書けたとしても構成が不適切では読んでもらえない可能性大。

何を書くか(書かないか)、どのような順番で書くか。
“文書構成”の良し悪しが伝わるか否かを左右すると言っても過言ではないのです。
“書くスキル”で必要となる「理解力」とは?
文字を通じて伝える際は、それをしっかり理解している必要があります。
では、“書くスキル”で言う「理解力」とは何でしょう。

それはさまざまな内容(情報)を自分の言葉に置き換える力と言えます。
他人の言葉を転用するだけでは強いメッセージ性は生まれないのです。
文字で伝える際に踏まえるべき「読み手の特性」ってどういうこと?
文字伝達とは片方向のコミュニケーションと言えます。
双方向ではない分、事前に読み手をリサーチし、読み手の知識・経験などを踏まえた上で、
相手が理解しやすいように構成等を検討する必要があります。

それこそが「読み手の特性」を踏まえる、ということなのです。
“ビジネス文書”の目的とは?
ビジネス文書の目的はずばり2つ。

1)考えを伝え、自分が望むような○○を引き出す。
2)考えを伝え、自分が望むように○○してもらう。詳細は動画セミナー
第2部P.4(解説)にて確認ください。
ビジネス文書では、言葉の扱いに細心の注意が必要って聞くけど、それはなぜ?
基本的にビジネスは営利を目的とします。
ビジネス文書はその実現のためにやり取りされるもの。
それはちょっとした誤記入、あるいは記入漏れなどにより経済的損出を招く可能性があることを意味します。
文字化するとは、それだけの責任が生ずる行為と言えましょう。あなたの文書、大丈夫ですか?
「“書くスキル”を高めれば、語彙(ボキャブラリー)力も強化される?
本動画セミナーにおいては、伝えきる手段として、
どのような言葉を使うかという「言葉のチョイス」にも注力します。

あなたも品格ある文書作りを目指しませんか?
第3部 文書構成の考え方を知る(構成力)
ビジネス文書をいきなり書き始めてはいけない。その理由とは?
文字だけで伝えるには、確実に読んでもらい、
書き手の意図をしっかりと伝えるための工夫が必要。

「ビジネス文書作成4ステップ」を踏むことで、そのハードルをクリア可能となるのです。
「ビジネス文書作成4ステップ」とは?
きちんと意図を伝えるための手法である「ビジネス文書作成4ステップ」とは、
1)文書作成○○を明確化する、
2)○○ポイントを明らかにする、
3)文書の○○を検討する、
4)○○ように文書を記す。
ステップを順番に踏むことで、外れのない文書を記す仕組みと言えましょう。
詳細は動画セミナー第3部P.4(解説)にて確認ください。
読み手に何らかの行動を促したい時に必要となる記入上のポイントとは?
読み手に何らかの判断を促す、行動してもらう、
というのはビジネスではよくあること。

その際、重要となるのが物事の○○化。書き手が最も望むことを具体的な手順含め記すことで、
相手の行動につながっていきます。動画セミナー第3部P.4にて詳述します。
文字を通じ複数用件を伝える際のポイントとは?
一文書で一つのことのみ伝えるなら良いですが、
時には複数の内容を伝えなければならないケースも発生します。

その際、重要となるのが○○明確化。ところがこれが不適切な文書を多く見かけます。
あなたは大丈夫ですか?動画セミナー第3部P.4にて答えを確認ください。
特に上司指示にて文書を作成する際、犯しやすいミスとは?
上司指示で省略されがちなのが○○。
上司からすると「そのくらい分かるだろう」という思いの下に指示しますが、
これ、部下からすると十分に分かっていない、
あるいは認識ギャップが生じていることも少なくありません。

従って適切な文書を書くには、○○の確認、重要です。
何に留意すべきか。動画セミナー第3部P.5をご覧ください
文書作成に際し、常に意識すべき前提とは?
一人当たりの生産性がますます重視される昨今。
業務は複雑化し、広範に及ぶというビジネスパーソンが少なくありません。

従って「誰もが多忙」という前提に立ち、
簡潔明瞭な文書を記す必要性が増してきている、と言えましょう。
一文書に多数(の事柄)を記すことで起こる悲劇とは?
情報が増えれば増える程、ポイントがあいまいになると同時に、
読み飛ばされるリスクが高まります。

結果として、書き手の考え・思いが十分に伝わらなくなる可能性大。
だからこそ、本当に伝えるべき内容を吟味する必要があるのです。
ビジネス文書で必須となる構成とは?
ビジネスで最も重視されること、それが結論。読み手からすれば
、「要はなに?」を求めているのです。

そういった点からすれば、要求される構成は必然的に○○に。
あなたの文書、○○になっていますか?動画セミナー第3部P.8にて詳しくお伝します。
第4部 文書雛形を知る(フレームワーク力)
雛形(フレームワーク)活用のメリットとは?
ビジネス文書においては、雛形(フレームワーク)の使用が安全です。
理由は3つ。

1)入力フォームとして、完成度が高い(記載項目に網羅性があり、使い勝手が良い)。
2)各項目の記入位置が決まっており、入力漏れチェックが容易。
3)読み手側も馴染みがあるため、安心感が生まれる。
どのような雛形(フレームワーク)を活用しようと、記載が必須の項目とは?
どのような雛形(フレームワーク)を使うかにより、
記載すべき項目は少しずつ異なりますが、なんであれ欠かすことのできないものがあります。

それが発行年月日、宛先、発行者名、件名、結論(一番伝えたいこと)。
文書作成においては、これら5つの漏れがないか、チェック必須です。
特に社外向け文書作成において、意識すべき点とは?
社外向け文書には、決まり文句が多数存在します。
冒頭あいさつとして使われる「時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」などがそれ。

これを慣用表現と言います。
これらは加工することなくそのまま使うのが、ビジネス文書におけるセオリーと言えましょう。
軽く見られがちであるが、実はとても重要な文書作成プロセスとは?
ビジネス文書が完成に至るまでにはいくつかのプロセスを踏みます。
何れの過程も目的があり、大切なステップとなりますが、軽視されがちなのが最終の“チェック”。

特に電子メールではおざなりにされがち。
「急いで書き上げ、十分にチェックせず送信。後から誤記等に気づく」というのはよくある失敗かと。

“終わりよければ全てよし”の精神、大切にしたいですね・・・。
文書作成後にチェックすべき4つのポイントとは?
形を整えた文書、最終のチェックプロセスにて押さえるべきは、4点です。
1)○○の有無確認。
2)文書○○の適否チェック。
3)文章の○○吟味。
そして最後が4)誤字脱字チェック。

特に3)の巧拙が読みやすさを大きく左右します。
動画セミナー第4部P.10(解説)にて詳細を確認ください。
文書作成後のチェック、その具体的手順とは?
具体的手順としては、“3段チェック”を推奨します。
パソコン作成の場合、まずは画面上にて確認、続いて○○にてチェック、
更に作成○○後に最終チェック。

その際、○○するとミス発見の可能性が一気に高まります。
動画セミナー第4部P.10にて詳しく解説します。
電子メールにおける“基本のき”とは??
インターネットの普及とともに、
ビジネスにおいても電子メールを通じたやり取りが一般的になりました。

当然ながらその際は、ビジネス文書におけるさまざま作法がそのベースに。
しかしながら、電子メールゆえの独特の作法も確立しつつあります。

“基本のき”として挙げられるのが、○○。他にもさまざまな電子メールゆえの作法が存在します。
動画セミナー第4部P.12(解説)にて具体的にお伝えします。
特に電子メールにおいて活用したい記載法とは?
電子メールはソフトウェアを媒介とする
(行間が狭いなど、ソフトウェア毎に特徴がある)ため、
紙の書類以上に見易さに配慮が必要です。

その際、意識したいのが○○活用。更に○○を併用することで読みやすさが格段に向上します。
動画セミナー第4部P.12(解説)にて答えを確認ください。
第5部 キャッチコピー力を知る(見出し力)
なぜ、ビジネス文書にもキャッチコピー力が必要なのか。その意義とは?
ビジネスの現場では誰もが多忙。
従って読み手はタイトル、あるいは見出しなどを一読し、
その文書を読むか否かを判断します。

つまり、それら訴求力が弱ければ読まれない可能性が高まることを意味するのです。
文書は読まれて初めて伝わるもの。
概要が瞬時に伝わるような“キャッチコピー力”が大きく活きる場と言えましょう。
ビジネス文書タイトル、あるいは見出し出しにおける基本的な考え方とは?
ビジネス文書は読み手に何らかの行動を促す(あるいは抑制する)ために記されます。

従って、読み手がその内容をすぐに理解でき、かつどうすべきか(すべきでないか)
具体的にイメージしやすいものが、タイトル・見出しとして望ましいと言えます。
同じ内容であっても 「読み手に応じ、タイトル・見出しを変える必要がある」って聞いたけど・・・。
一般に立場・状況が異なれば、注目するポイントも違ったものとなります。

従って、タイトル・見出し作成の際は、読み手の一番の関心事を織り込むよう心がけると、
相手の心に響き、目を通してもらえる可能性が高まります。
「タイトル・見出しにおいて、その長短は重要ではない」って本当なの?
タイトル・見出しには、必要な要素がきちんと盛り込まれる必要があります。
従って冗長が良いわけではありませんが、短さに固執する必要もありません。

読む側が分かりやすいか否かが唯一の判断基準なのです。
実際のタイトル・見出し作成において最も重要となる点とは?
タイトル・見出しは瞬時にポイントを読み手に伝えねばなりません。
読み手が興味・関心を示すのは、自身の業務に関わること、損得に関係すること。

つまりそれが読み手に必要な文書であることを端的に示してあげれば良いのです。
そこで登場するのが“対象明確化”。詳しくは動画セミナー第5部P.6にて解説します。
タイトル・見出し付けで意識すべき視点(切り口)とは?
大きくは10の視点(切り口)があります。“メリット獲得策提示”もその一つ。
これは更に“デジタル系”と“Nonデジタル系”に分類できます。

数値を使い、読み手の具体的メリットを示すのが“デジタル系”。
金額換算、時間換算などがその具体的手法と言えましょう。
では“Nonデジタル系”とは、あるいは他の9つの切り口とは何か。
答えは動画セミナー第5部P.6にて詳述(解説)します。
タイトル・見出しにおける効果的な表現法とは?
タイトル・見出しにおいて、例えば読み手のメリットを訴求する場合、
その表現方法は一様ではありません。

例えば、○○に言い切る、○○を持ち出す、○○を使うなど、大きく10通りの方法があります。
それら中から読み手に最も響くであろう手法を選択していけばいいのです。
詳細は動画セミナー第5部P.7にて確認ください。
具体的にはどのようにタイトル・見出しをつければ良いの?
社内ミーティング効率化に関する提案書を作ったとしましょう。
そのタイトルはどのようなものが適切でしょうか。

×△〇◎の4段階で示せば、「ミーティングに関する提案」は間違いなく×、
「ミーティング効率化に関する提案」もせいぜい△でしょう。

では〇は、あるいは◎はどのようなものか。
動画セミナー第5部P.8~9にて20の例を挙げ、超具体的に説明しております。





ビジネス文書スキルを身につけると、どのようなメリットがありますか?

今や仕事のやり取りはメールが中心ですし、
報告や提案などの際も、資料等のなんらかの文書が関わってきます。
伝言メモ一つとっても、要領の得ないものを書いては、社会人としての力量が問われるでしょう。
どのように書けば読み手に伝わるか、そういったスキルが
当たり前のこととして求められるようになった、ということ。
メリットというより、ビジネス文書スキルが不可欠の時代に入った、と言えましょう。


文章能力って、仕事をしていく上で本当に必要ですか?

人とのやり取りは口頭のみ、文字を書いても、それを他人に見せることはない、
というなら、文章能力を鍛える必要性は乏しいかもしれません。
しかしながら、そういった仕事スタイルの人はごくごくまれ。
ほとんどの人がメールを使い、なにかしら資料も作っていると思います。
そこに時間がかかり過ぎては非効率ですし、
ましてや読み手に意図が伝わらなければ、互いが二度手間三度手間。
「文章能力なくして仕事にならず」というのが、多くの人の現状かと・・・。


ビジネス文書スキルは、仕事のどんな場面で役立ちますか?

「あらゆる場面」というのが、答えとなりましょう。
日々のメールは元より、ちょっとした会議録作成、あるいは各種のレポート化など、
「全く文書を記さない日」はないのではありませんか。
受け取った相手はそれら記述を見て、あなたの力量を判断しますから、
分かりやすければ評価される一方、そうでないなら厳しい見方となります。
「仕事に役立つ」というより、「なければ仕事に支障をきたす」と言えましょうか。


どのように勉強したら、一番効率よく文章能力が高まりますか?

教材を通じ、ビジネス文書スキルの基礎を学んだ後は、とにかく実践あるのみ。
仕事だけでなく、プライベートにおいても積極的に活用することで、
一気に力が増していくでしょう。


ビジネス文書スキルは、どのくらいの期間があれば身につきますか?

人それぞれ、身につけているスキルが異なりますから、一概に“○○時間”とは言えません。
しかしながら、例え初心者であっても、教材「ビジネス文書スキル・総括編」(4時間6分)を
ご覧いただければ、どのように文章を書けば良いか、その具体的方法を
つかんでいただけると思います。そこから先は日々の実践あるのみ・・・。


教材を見れば、すぐに文章が上手に書けるようになりますか?

教材内では、分かりやすい=伝わる文章を書くためのさまざまな手法を、
一つ一つ例を挙げながら、具体的に説明します。
しかしながら、“上手”なレベルとなれば、一定の時間が必要。
短期間で“上手”を目指すなら、プライベート含め、
文書3要件となる「構成・フレームワーク・見出し」を、あらゆるシーンで意識しつつ、
「教材を見る→実践する→更に復習→再び実践」のサイクルを繰り返すのみでしょう。


この教材だけで、本当にビジネス文書スキルが身につきますか?

教材で学んでいただくのは、文章を書く際のさまざまな“技術”。
ですから、文章を書くための“知識”に関しては本教材のみで十分です。
後はひたすら仕事やプライベートにおいて実践あるのみ。
ある程度の実践の後は再び教材をご覧いただくと、新たな気づきが生まれるはずです。
ぜひ教材を最大限に活用してください。


社内向け文書と社外向け文書では、書き方が違ってくると思いますが、
その辺の使い分けも説明に含まれますか?

特に社外文書は、一歩間違うと大きなトラブルに発展する可能性も否定できません。
教材・第4部「文書雛形を知る(フレームワーク力)」にて、
その共通点、あるいは相違点を詳述しておりますので、書き方の参考としてください。


資料作成の際、パワーポイント〔PowerPoint(注)〕をよく使います。
パワーポイントで資料を作る際の“コツ”のようなものも教えてくれますか?

パワーポイントは、元はプレゼンテーション用ソフトウェアですが、その利便性から、
職場によっては資料作成時の基本ソフトと位置づけられている場合もあると思います。
教材内にて、パワーポイントに特化した説明は行っておりませんが、
資料作成の基本はどのようなソフトウェアを使おうと変わりません。
従って、パワーポイント資料においても本教材内容を十分に活用いただけると思います。
余談ですが、本教材内でご覧いただく資料は、パワーポイントを使っておりますので、
その使い方も併せて参考にしていただければ幸いです。
(注)PowerPointとは、マイクロソフト社が提供するプレゼンテーションソフトウェアです。


書くこと(文章力)について学ぶのは今回が初めてです。
そんな私でも大丈夫ですか?

学校で国語を習いますが、国語の授業では“書類作成の方法”までは教えません。
国語が教えるのは、個々の文のつくりやその解釈など、日本語という言葉そのものについて。
本教材は、分かりやすい=伝わる文章の書き方を会得していただくことに焦点を当てます。
具体例を多数取り上げ、引っかかりやすいところは特に丁寧に解説しますので、
初めての取り組みであっても『心配不要』と言えましょう。


忙しくてあまり多くの時間を取れそうもないんですが、
それでもビジネス文書スキルが身につきますか?

「ビジネス文書スキル・総括編」は4時間6分の動画セミナーです。
従って、4時間程度を確保いただくと、文章能力に関する知識が一通り身につきます。
その先は職場やプライベートにおいて実践するほどに、力がつくことでしょう。


文章能力を高めようと、これまでたくさん書籍を購入しましたが、
挫折の繰り返しです。 そんな私でも本当に身につきますか?

「構成・フレームワーク・見出し」の3つが同レベルにてバランスしてこそ、
読み手の頭にスッと入りこむ文章となります。
ところが、世間に出回る多くの書籍は、この内の一つしか取り上げません。
本教材は、3つ全てを網羅するとともに、その連携も意識しました。
加えて、ビジネスシーンを想定した具体例を多く挙げておりますので、
あなたの仕事にも転用しやすいと思います。どうぞご安心ください。


ビジネス文書スキルを身につければ、お客様や上司に、
考え・思いがきちんと伝わる書き方ができるようになりますか?

ビジネス文書に求められる最大の点、それは“簡潔明瞭”であること。
とはいっても、それは読み手から見た“簡潔明瞭”であり、
書き手の独り善がりなものとなっては意味がありません。
そこで必要となるのが、どのように書けば読み手が簡潔明瞭と感じるか、
というテクニック、つまり『書く技術』です。
そういったポイントさえ外さなければ、あなたの記す内容は
誰にとっても分かりやすい=伝わる文章となります。
ビジネス文書スキルは、あらゆる人に考え・思いを伝える“礎”となるものです。


「営業職」であっても、ビジネス文書スキルを身につける必要がありますか?

今は商品・サービスの種類に関わらず、仕事上のやり取りの多くがメールとなりました。
報告書しかり、お客様への提案資料しかり、営業職こそ、
分かりやすい=伝わる文章力向上が“必須”と言えるのではないでしょうか。


技術系の仕事をしているのですが、そういった部署でも書くスキルが役立ちますか?

どのような仕事を担っていようと、書く作業は多かれ少なかれ発生します。
その際、考え・思いを相手にスムーズに伝えられるかどうか、
更に言えばそういった書類を短時間で作成できるか否かは、
仕事の進め方や成果に大きな差を生じさせます。
本スキルは、職種に関係なく、働く全ての人に必要なものと言えましょう。


就職に備え、文章能力を高めようと思っているのですが、
この教材は学生にも効果がありますか?

本教材は、書く力(文章能力)を初めて学ぶ方であっても使いこなせるよう、
具体例を多数挙げ、“明日から即実践”を目標としています。
そうは言っても小中学生には難しいと思いますが、就職を控えるような年齢の方であれば
そういった心配は無用とお考えください。


本なら1000~2000円程度で買えます。それといったいなにが違うんですか?

同じ内容でも読むと聞くでは、理解度に大きな差が生じます。
人の声には抑揚があり、ポイントが分かりやすいからです。
本教材は、ビジネス文書スキルを学ぶ際、特に引っかかりやすい点を詳しく説明するなど、
文字だけの書籍からは得られない“動画ならではの良さ”を最大限に活用しています。
更に職場で即活用いただけるよう、具体例をふんだんに盛りこみました。
更に更に、書籍にはない『1年間の返金保証制度』まで設けられています。
本教材を通じ、ぜひ分かりやすい=伝わる文章力を高めていただきたいと切に願っています。


この教材と他の教材との違いはなんですか?

ビジネス文書スキルに関する教材の多くは、
「構成・フレームワーク・見出し」という文書に必須の3要件の内、一つだけを取り上げます。
一方、本教材はその全てを網羅したのが最大の特徴です。
オールインワンパッケージ、それが他教材との一番と違いと言えましょう。


「後から追加費用が発生する」っていうことはありませんか?

教材「ビジネス文書スキル・総括編」をご覧いただければ、
ビジネス文書の記載に関する基礎知識を一通り学んでいただけるようになっています。
従って、ビジネス文書の基礎知識に関する限り、追加費用は発生いたしません。


この教材を購入すると、自宅にDVDや資料が送られてくるんですか?

本教材は、ご成約後にご覧いただけるURLから動画を視聴する仕組みとなっております。
従って、インターネット環境がある場所ならどこでも、またパソコンだけでなく、
スマホなどの携帯機器からも動画をご覧いただけます。
資料につきましては、PDF形式(注)のものをダウンロードしていただきます。
そちらをご覧ください(印刷可)。
(注)PDFは、Adobe Systems Incorporated(アドビシステムズ社)の登録商標です。


DVD/ブルーレイ(Blu-ray)などのディスク版は販売していないんですか?

ディスクの販売は、現時点では行っておりません。
インターネット環境が十分でないなど、動画視聴に不安がある場合、
お手数ですが、お問い合わせフォームに状況をお知らせください。


インターネット経由で教材を購入したことがないんですが、
教材はきちんと届きますか?

本教材は、(株)インフォトップを仲介し、購入していただくものです。
従い、詐欺まがいのような行為は一切ありませんのでご安心ください。


注文してから教材が届くまで、どれくらいの時間がかかりますか?

お客様が選択されるお支払方法により、時間が異なります。
クレジットカード払い、電子マネーBitCash/ちょコムeマネー決済の場合、
即日処理され、間もなく教材を活用可能となります。
コンビニ決済の場合も、コンビニにてお支払後、数時間で処理が完了し、
その後教材をご覧いただけるようになります。
銀行振込・郵便振替の場合、お客様のお支払後、確認に時差が生じます。
特に週末のお振込みにつきましては、休み明けの確認となる可能性が高まりますので、
あらかじめご留意願います。


どのような形で支払うのですか?

クレジットカード払い、銀行振込/郵便振替、コンビニ決済、
電子マネーBitCash/ちょコムeマネー決済の中からお好きな方法をお選びいただけます。


サポートはありますか?

現在、個別サポートに関しましては、有償無償にかかわらず提供しておりません。
しかしながら、状況によりましては、対応を検討させていただきたく思います。
ご購入後に生じるなんらかの「困った!」につきましては、購入された方にお届けする
『購入者通信』記載の事務局メールアドレスにお問い合わせ願います


思っていたものと違っていたら、本当に返金してくれますか。
色々な条件をつけられることはないですか?

返金希望の理由(「思っていた内容と違っていた」など)のみ、お知らせいただきますが、
基本的に制約は一切ありません。ご安心ください。



1965年、横浜にて出生、その後同地にて育つ。
1988年、都内私立大学・法学部卒業、同年大手電機メーカー入社。
これまで四半世紀にグループ企業内外の4社10部門に従事。

営業職13年の他、経営幹部サポート、中期計画検討、海外事業再構築、
子会社計数管理システム企画構築、CS(顧客満足)改善活動推進等の
全社レベルの取り組みから、面接官含む人事担当、部門管理運営の総務職まで、
多岐に渡るキャリアを積む。

一方、社内セールス資格1級合格をきっかけに小売商販売士1級取得、
中小企業診断士にもチャレンジ。

同期600人超の中、トップクラスの課長昇格実現。
その後、各部門にてマネジメント職経験。

2000年より異業種交流会主宰、若手ビジネスマン向けブログもスタートし、
活動の場を広げつつある。
今だから告白します、私は悪文を濫造しました・・・

正直に白状します。
私は過去に、どうしようもない文章を書いていました。

一言で形容すれば“冗長曖昧”(苦笑)。

ビジネス文書が目指すべき“簡潔明瞭”とは対極の悪文そのものです。

例えば・・・。
趣旨が不明瞭。
だから、読み手からすると、結論がよく分からない。

構成がぐちゃぐちゃ。
だから、読み手からすると、疲れる。

一文が長く、かつ全体も冗長。
だから、読み手からすると、理解に苦しむ。
当然、最後まで読む気がしない。

まだまだあります。
細かく挙げるときりがないので、これ以上記しませんが・・・。

「大して読まずに文句つけるな」って思っていたあの頃


でも、でもですよ、
当時、そう、それは今から20年以上昔の話ですが、
その頃は自分なりに一生懸命、書いていたんです。

なんとか伝えようと自分なりに真剣でした。
だから、頭にあることを全て書きまくりました。
思いつくままに・・・。

しかし、全く伝わらない。
というか、そもそもきちんと読んでもらえない。

当時はメールなんてなかったですから、
書類と言えば全て手書き。

で、辞書片手になんとか書類を書き上げ、
例えば上司に持っていきます。

すると、大して読みもせずに「即指摘」でした。
「金子君、これじゃダメだよ。○○のことも触れなきゃ!」


その都度、私は心の中で絶叫です。
「それは○○ページに書いてありますよ」って。
「ちゃんと読んでくださいよ」って。

もちろん、今は大いに反省しています。
「周囲の人にずいぶん迷惑をかけたな」って。
「ひどい文章を読ませてしまって、本当に申し訳なかった」って。

だけどあの時は、自分に非があるなんて分からなかった。
“ビジネス文書スキル”なんていうものの存在を知りませんでしたから。

ビジネス文書には、特有の技術が要求される!


国語の授業の延長で、
ビジネス文書を作っていたんです。

知ったのは後から。
ビジネス文書は、国語で習う文章とは別物だと。

例えば、「文章の基本は起承転結だ」と先生に教わりませんでしたか?

でもビジネス文書に「起承転結は不要」。
というか、起承転結の流れで書けば、
それは、仕事においては即ダメ文書の烙印です。


今回ご紹介の、
自立型ビジネスマン育成塾動画セミナーシリーズ
『ビジネス文書スキル』

そこには、学校では教えない、
伝わる文章を書くための手法を徹底的に盛りこみました。

ビジネス文書に“センス”なんかいらない!


たまに「文章はセンスだよ!」って言う人がいます。
でも、私からすれば「そんなことはない」と言い切れます。

小説など、人の心をつかむ文章はセンスが必要かもしれません。
でもビジネス文書に、そんなものはいらない。

必要なのは、いくつかの“技術”を身につけること。
それさえ知って実践すれば、伝わるんです。

だから、もしあなたが
「分かりやすい=伝わる文章を書きたいのに、なかなか上手くいかない」
と悩んでいるなら、そういった“技術”を学んでしまうのが手っ取り早いです。

書く力は、生涯に渡って活きる“術”。
踏み出すなら少しでも早い方がよろしいかと・・・。

あなたがこのページに辿り着いたのもきっと何かの縁。
さあ、一歩踏み出しませんか。
あなたの輝かしい明日に向けて。










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