説明上手になるにはちょっとしたポイントがあるんです・・・

■説明上手とは、「技術+ホスピタリティー」保有者のこと

説明上手とは、
聞き手に「分かりやすい」と
感じさせられる人
のこと。

説明力とは“スキル”(技術)です。
ですから、誰もが後天的に
身につけることが可能。

でも真の説明上手を目指すなら、
スキルを手にするだけでは充分と言えません。

そういった技術を持つと同時に、
「聞き手が分かりやすいように工夫を凝らす
 ホスピタリティーの実践できる人」
になる必要がある、と言えます。

だからこそ、聞き手に心から
「分かりやすい」と感じてもらえるのです。

そうは言っても、こんな点に気をつけると、
「分かりやすい」と思ってもらえる
ポイント的なことがあります。

以下に紹介しましょう。

■全体構成の良し悪しが分かりやすさを大きく左右

1)「結論→理由→具体例→結論(の繰り返し)」という構成で話をする。
  分かりやすいか否かに大きく
  影響するのが“全体構成”。

  話し手の頭の中に整理されている情報も、
  聞き手に取っては初耳かもしれません。

  ですから、聞き手が話を整理しやすいように、
  最初に話の骨格を示してあげると、
  聞き手の理解が進むのです。

  つまり、結論、あるいは全体概要など
  を最初に説明する、ということ。

  その後、理由、あるいは詳細説明に入ります。
  その上で、具体例を入れてあげると、
  聞き手はイメージしやすくなり、
  「なるほど!」と内容が腹に落ちていきます。

  そして最後にもう一度、
  ポイントとなる結論を話すことにより、
  聞き手は一層理解を深められる次第。

  しゃべり方としては、
  「結論から言うと」「なぜなら」
  「例えば」「もう一度まとめると」

  といった感じになります。

  上記構成は基本的にどのような話にも使用可能。
  会議等における説明、プレゼン、スピーチなど、
  さまざまな場面で活用いただきたいと思います。

■あなたの説明、中学3年生でも理解できますか?

2)「分かりにくい言葉」を排除する。
  「分かりにくい言葉」とは、
  専門用語・業界用語・難解用語・略語など
  を指します。

  「自分としてはごくごくスタンダード」と
  思っている言葉も、もしかしたら世間では、
  そうなっていないかもしれません。

  ですから、
  「これはちょっと分かりにくいかも知れない」
  と思ったら言い換えにチャレンジすれば
  よろしいかと。

  「パソコンのCPU」(Central Processing Unit=中央処理装置)
  なら「パソコンの心臓部」と言えば、
  多くの人が理解できるはずです。

  ちなみに言葉の選択に迷った場合、
  「中学3年生でも理解可能か」を
  基準にすれば、間違いありません。

  義務教育は全ての人が受けている、
  という前提ですから。

■数字積極活用で分かりやすさアップ

3)数字を積極活用する。
  これには2つの意味があります。
  一つが、例えばポイントが3つの場合、
  「ポイントは3つあります。
   最初が・・・、2つ目が・・・」
  というように全体の数と、
  その何番目に当たるかを数字で示す

  ということ。

  そして二つ目が、資料化の際は、
  数字等を積極活用する、ということです。

20140318_2_説明上手になるにはちょっとしたポイントがあるんです・・・(本田氏確認用)

  例えば市場動向に関する資料を
  作るなら図のようになります。

  各項目に数字等を入れることで、
  どの項目がいくつあるかが瞬時に分かるため、
  「分かりやすい」と思ってもらえるのです。

■意味をしっかり押さえた上で説明するのが大人のマナー

4)自分の言葉を使い、聞き手に顔を向けて話をする。
  「自分の言葉を使う」とは、
  自分がしっかり内容を理解し、
  その上で話す、ということ。

  自分がきちんと理解していない言葉を
  使えば、説明に自信のなさが出ると同時に、
  時に誤使用してしまう危険性もあります。

  それは信頼を損ない、
  場合によっては聞き手に不信感を
  与えてしまう可能性も。
  言葉選び、要注意です。

  「聞き手に顔を向ける」というのは、
  言葉の通り、相手を見て話すということ。

  相手の目を見続けると、これはこれで
  威圧感を与える可能性がありますので、
  口元近辺に視線を置きながら、
  時々聞き手の目を見る
と、信頼が
  生まれ、分かりやすさにつながっていきます。

■主役は“聞き手”であることをお忘れなく・・・

5)聞き手主導で説明する。
  「聞き手主導」とは、
  聞き手のペースに合わせる
  ということ。

  相手が不安そうな顔をしていたら、
  「ちょっと分かりにくかったですかね?
   もう一度説明させてください」といった
  ようにホスピタリティーを発揮すれば、
  「分かりやすいだけでなく、親切」と
  好感度倍増。

  ある意味、些細なことですが、
  こんなことを説明途中に入れられるか
  否かで相手の理解度に雲泥の差
  でてしまうのです。

■「分かりやすい」説明、ぜひ我がものに!

上記5点、急に全部は無理かもしれませんが、
説明上手を目指すのであれば、
ぜひ一つ一つチャレンジしていただきたいと思います。

「分かりやすいね」と言ってもらえる
説明になるはずですから・・・。

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