■あなたの職場の一日、もし以下のようななら“黄信号”
「時間がいくらあっても足りない」
「こんなに残業しているのに、仕事が追いつかない」
「突発的なことが多くて、なかなか計画通りに進まない」
日々の仕事をしながら、
そんな思いに駆られることって、
ありませんか？
もしかしたら仕事が多過ぎるのかもしれません。
でも、もしかしたら少しやり方を
工夫することで流れを変えられるかも・・・。
ところであなたは、職場の一日を
どのように過ごしていますか。
職場に到着。
まずはパソコンの電源をオン。
パソコンが立ち上がる間、
その日のスケジュールをチェック。
来客有無、会議時間、
資料作成期限などは外せない
ポイントでしょう。
その内にパソコンが立ち上がります。
そこで、電子メール（e-mail：以下「メール」）
をチェック。
「あいかわらず広告メールが多いな」
と思いながら、業務メールを一通り確認。
返信が必要なもの、資料作成など
何らかの対応が必要なものを
振り分けていきます。
続いて、すぐに返信可能なメールに回答し、
関連メールを作成・送付。
途中、いくつかの電話にも対処。
そうこうしている内に上司に呼ばれ、
諸々の状況を報告。
気がつけば既に昼近く。
午後からは会議、その後に来客。
夕方になり、
ようやく期限の迫った資料作成に着手。
「あ～、今日も残業か・・・」
もしあなたがこれに近い仕事スタイルなら、
早急に変更されることをお勧めします。
あなたの健康を害する前に・・・。
■まずは仕事の優先順位確認を！
職場の人員が削減され、
あるいは新たな仕事が上乗せされ、
多忙度を増すビジネスパーソンが増えています。
本人がそういった環境を楽しんでいる
なら良いですが、そうでないなら、
黄信号点灯（赤信号点滅かも）。
まずは仕事全体の優先順位を見直される
のがよろしいと思います。
以下に、その考え方を記しておりますので、
参考とされてはいかがでしょう。
◎「仕事の優先順位」詳細については、こちらをご覧ください
■続いては、日々の時間コントロールが必要に！
さて、全体の優先順位をよしとするなら、
続いては「日々の時間コントロールが
適切な否か」です。
時間は、誰にも平等に一日24時間。
積極的にコントルールしなければ、
アッと言う間に過ぎ去っていきます。
ここで留意しなければならないのが、
人は、意識しているか否かを別に、
他人の時間をどんどん奪っていく、
という事実。
突如送られてくるメール、
突如呼び止める上司、
突如相談に訪れる部下・・・。
相手に悪気はないかもしれませんが、
結果として“あなたの”時間を奪います。
だからこそ、自ら時間コントロールに努め、
仕事を進めなくてはなりません。
言い方を変えるなら、優先度の高い仕事から始め、
優先度の低い仕事は工数をかけない、
あるいはそもそも関わらないようにする、
それしか時間をコントロールする方法はないのです。
具体的には以下２つを意識し、
時間を管理する必要があります。
１）ToDoリスト活用。
その日の仕事を始める前に、
必ず“ToDoリスト”を作成（前夜にできれば最高）。
“重要度”と“緊急度”を勘案し、
取り組み業務及びその順番を決めていきます。
◎「“重要度”と“緊急度”」については、こちらの記載も参考としてください
２）時間泥棒の制御。
時間泥棒であっても、例えばお客様であれば、
それはきちんと対応しなければなりません。
従って、誰もがコントロール可能な
時間泥棒は次の３つ。
a．メール対応
b．電話対応
c．同僚・部下・後輩対応
これらは対応しなければなりませんが、
かといって五月雨式に対応していては、
時間コントロールとなりません。
ですから、メールは時間を決め、
集中的に作成・返信。
電話も時間を決めると同時に、
かかってくる電話には“折り返し”を積極活用。
部下等に対しては、あらかじめ対応時間を
告げておくなどすれば、相手も
行動しやすくなるはずです。
この２つを徹底しようとするなら、
一日の仕事の流れが大きく変わってくるでしょう。
時間の使い方見直しに向け、
まずは『ToDoリストから始める一日』、
あなたもスタートさせてはいかがでしょう？
■以下記載も合わせてご覧ください！
「仕事上の時間短縮をどのように実現するか？」
「あなたの仕事の質が変わる時間管理術、大公開！」
「ビジネスを効率化して、仕事をサクサクこなしたいなら・・・」
「効率的に仕事を進める７つの方法」
