■名刺管理における“３つの基本的考え方”とは・・・
ビジネスツールとして大切な名刺。
次から次に名刺をもらい「収拾がつかない」
という声も聞かれます。
スタッフ部門であっても一年を通せば相当な数の
やり取りがありますし、多くの取引先と接する部門、
あるいは営業系となればその数、膨大。
もらった名刺は活用してこそ意味あるもの。
そのためには日頃の管理が欠かせません。
以下、その方法論を紹介したく思います。
以下３点が、
名刺管理の基本的な考え方と言えましょう。
１）必要な時に必要な名刺が即取り出せるようになっている。
２）日々の管理にあまり手間がかからない仕組みである。
３）廃棄ルールがあり、管理枚数を抑制可能となっている。
大切なのは、３つを同時に満たすこと。
特に２）３）が重要となります。
名刺は徐々に増えていくもの。
１）を優先し、最初から維持管理に工数のかかる仕組みを
作ってしまうと、多忙な時に名刺を整理しきれない、
あるいは名刺の量が急増した時に対処しきれず、
仕組みが形骸化、という可能性も否定できません。
３つの全てを同時に満たすことで、
ある程度の使い勝手が維持され、
かつ持続可能な仕組みとなるのです。
■名刺保有数により、管理法は異なる
では、具体的にどのような仕組みを
構築すればよいのでしょう。
手持ちの名刺枚数により、
２つに管理法が分かれます。
スタッフ系の方など、保有名刺が100枚以下なら、
全ての名刺を一つの名刺ホルダー（ボックス型）で
管理するのが基本。
100枚を超えるなら、使用頻度に応じ、
名刺を２つに分類します。
四半期に一度以上など、
比較的使う機会の多い名刺は“マスターホルダー”に、
それ以外は“サブホルダー”に分類します。
２つのホルダーを使うか否かは
手持ちの名刺保有数によりますが、名刺整理の
仕方自体は共通、以下手順で進めましょう。
１）同一会社の人をまとめ、氏名で“あいうえお順”に並べる。
２）続いて、１）を会社名の“あいうえお順”に並べる。
３）２）をそのまま名刺ホルダーに収納する。
名刺を検索する際、「まずは社名」が一般的でしょう。
ですから、社名を優先します。
同一社内の複数の方と接点を持つこともあるでしょうから、
同じ会社内も“あいうえお順”に並べておく、という次第。
整理の際、留意点が３つあります。
１）（基本的に）名刺を入手したその日に仕分け（整理）する。
２）管理の例外を設けない。
３）マスター／サブのホルダーを固定せず、適宜入れ替える。
マスターとサブのホルダーを使い分けるということは、
当然のことながら同じ会社の人が２つのホルダーに
分かれることを意味します。
一見使いづらく思えますが、
一つの会社内で日常的に接点を持つ人は限られるはず。
従ってこのような分類であっても、
実用上は全く問題ないと思います。
■「名刺を捨てるルール」の実践が、管理継続の鍵
さて、長期的に名刺を管理していく上で
避けられないのが、名刺の廃棄。
名刺は基本的に増大するもの。
組織変更によって同じ人から
新たに名刺をもらうことも少なくありません。
従って、年に一回など、自分なりにタイミングを設定し、
廃棄作業（ホルダースリム化）を行わなければなりません。
過去１年間、一度も使わなかった名刺を
その先に使用する可能性は限りなく「０」に
近いと言えます。
従ってそういった名刺は、即廃棄。
半年以上接点のない人も廃棄対象となります。
「廃棄したいけど、万が一必要になったらどうしよう？」
という不安がある場合は、名刺をコピー、
あるいはスキャニングし、データとして保存。
その上で、
名刺自体は廃棄することをお勧めします。
繰り返しますが、名刺管理はその活用が目的。
そのためには簡易な仕組み作りが不可欠です。
持続可能、かつビジネスに役立つ名刺管理、
あなたも実践してください。
■以下記載も合わせてご覧ください！
「一流ビジネスマンの名刺の管理法」
「書類の管理、その基本を知る」
「できる人の書類の管理方法を学ぶ」
