できる人の書類の管理方法を学ぶ

■できるビジネスパーソンは書類もしっかり管理

“できる人”は一般に、しっかり自己管理しています。
基本となる健康管理、メンタルに絡むストレス管理はもちろん、
時間管理作業管理などなど。

最適コンディションの下、
高いアウトプットを維持できるよう、
徹底したセルフコントロールを心がけています。

当然ながら、書類(情報)管理もその範疇。

必要な書類が必要な時にすぐ出てこなければ、
検索という生産性の乏しい作業に多くの時間を
費やさなければなりません。

調査会社の調べによると、
ビジネスパーソンが情報検索にかける時間は
業務全体の30%を占める」という結果が出ています。

つまりおおむね一日の1/3を
調べものに充てている、ということ。

書類管理が行き届くことで、そういった時間を節約し、
他の仕事に充てられるとしたら、
それは大きな差を生むと思いませんか。

人から問われた際もすぐに該当書類が出てくれば、
信用が増すでしょう。

このように書類管理はビジネスパーソンとしての
大切な取り組みに位置づけられるものなのです。

■“整理”と“整頓”、その意味の違いを知る

さて、前置きはこれくらいにして、
本題に入りましょう。
最初に整理整頓のお話を。

物を片づける際に使う整理整頓、
あなたはその意味をご存知ですか。

一般に“整理”と“整頓”はセットで使われますが、
この2つ、明確な違いがあります。

整理”とは、不要なものを処分すること。
そして“整頓”とは、必要なものを使いたい時に
すぐに使えるように配置しておくこと。

ここで大切となるのが、その順番です。
まず整理があり、その上で整頓に行き着く。

つまり、最初に不要なものを廃棄し、
残った本当に必要なものだけを再配置するのが
整理整頓の正しい意味。

書類管理においてもこの考えが当てはまります。

1年使っていない書類をその先に使う可能性はわずか1%(注1)。
ですから、まずは古い書類を徹底的に廃棄しましょう。

■電子化/ファイリングが整頓の基本

その上で整頓に入って行きます。
整頓の方法としては、次の3つを基本にされると
よろしいでしょう。

1)データの電子化を進める。
  紙入手の資料もスキャニング、あるいはPDF形式(注2)
  にするなどして電子データ化し、原紙を廃棄。
  電子データであれば、検索SWを有効活用できます。

2)ファイリングの習慣化。
  今後使うか否か不明な資料は、
  取りあえず机の中(上)に、という暫定対応を
  してしまいがちですが、これ、厳禁。

  保管要否の判断がつかない資料は
  「保留」(一時保存)ファイルを作成し、
  そこに入れ込む習慣を持ちたいもの。

  その時点における、その書類のステータス(状態)
  が一目で分かるようにしておくと、
  いつの間にか不要になっていた、という状態を防げます。

  ◎「ファイリング手法」詳細については、こちらをご覧ください

■廃棄徹底による書類総量規制が運用の鍵

3)廃棄ルールを通じ、定期的に処分。
  電子メールの普及とともに、
  個人に届けられる情報が格段に増えました。

  届くものが増えたのですから、捨てるものも
  増やさなければ、すぐに情報の洪水に
  飲み込まれてしまいます。

  そこで必要となるのが、廃棄ルール。
  最低でも月に一度は書類をチェック

  特に2)で「保留」とした書類が、その後
  使われていないなら、廃棄すべきでしょう。

■“クリアデスク”もお忘れなく!

最後にもう一つだけ、書類管理につながる習慣のご提案を。
それが退社時の“クリアデスク”励行

“クリアデスク”とは
正しく机の上をクリア(何もない状態)にすること。

何もない状態にするわけですから、
机に置かれた書類は何らかの処理を迫られます。

明日も使う書類であれば、「未処理」という名のクリアホルダに
入れ、引出しの一番手前にしまうなど、とにかく一旦机の上を
クリアにする習慣を身につけませんか。

クリアデスクは盗難対策になるなど、
セキュリティ上も推奨される行為。

出社時、綺麗な机に向かうのは
気持ちの良いものです。

「机が狭いな」と感じているなら、特にオススメ。
「机ってこんなに広かったんだ!」とビックリします(笑)。
この週末、まずは“整理”(廃棄)から始めませんか?

(注1)米国・記録学会NAREMCOによる調査結果。

(注2)PDFは、Adobe Systems Incorporated(アドビシステムズ社)の登録商標です。

■以下記載も合わせてご覧ください!

「書類の管理、その基本を知る」
「一流ビジネスマンの名刺の管理法」
「名刺整理の方法を極める」