■説明上手とは、「技術+ホスピタリティー」保有者のこと
説明上手とは、
聞き手に「分かりやすい」と
感じさせられる人のこと。
説明力とは“スキル”(技術)です。
ですから、誰もが後天的に
身につけることが可能。
でも真の説明上手を目指すなら、
スキルを手にするだけでは充分と言えません。
そういった技術を持つと同時に、
「聞き手が分かりやすいように工夫を凝らす
ホスピタリティーの実践できる人」
になる必要がある、と言えます。
だからこそ、聞き手に心から
「分かりやすい」と感じてもらえるのです。
そうは言っても、こんな点に気をつけると、
「分かりやすい」と思ってもらえる
ポイント的なことがあります。
以下に紹介しましょう。
■全体構成の良し悪しが分かりやすさを大きく左右
1)「結論→理由→具体例→結論(の繰り返し)」という構成で話をする。
分かりやすいか否かに大きく
影響するのが“全体構成”。
話し手の頭の中に整理されている情報も、
聞き手に取っては初耳かもしれません。
ですから、聞き手が話を整理しやすいように、
最初に話の骨格を示してあげると、
聞き手の理解が進むのです。
つまり、結論、あるいは全体概要など
を最初に説明する、ということ。
その後、理由、あるいは詳細説明に入ります。
その上で、具体例を入れてあげると、
聞き手はイメージしやすくなり、
「なるほど!」と内容が腹に落ちていきます。
そして最後にもう一度、
ポイントとなる結論を話すことにより、
聞き手は一層理解を深められる次第。
しゃべり方としては、
「結論から言うと」「なぜなら」
「例えば」「もう一度まとめると」
といった感じになります。
上記構成は基本的にどのような話にも使用可能。
会議等における説明、プレゼン、スピーチなど、
さまざまな場面で活用いただきたいと思います。
■あなたの説明、中学3年生でも理解できますか?
2)「分かりにくい言葉」を排除する。
「分かりにくい言葉」とは、
専門用語・業界用語・難解用語・略語など
を指します。
「自分としてはごくごくスタンダード」と
思っている言葉も、もしかしたら世間では、
そうなっていないかもしれません。
ですから、
「これはちょっと分かりにくいかも知れない」
と思ったら言い換えにチャレンジすれば
よろしいかと。
「パソコンのCPU」(Central Processing Unit=中央処理装置)
なら「パソコンの心臓部」と言えば、
多くの人が理解できるはずです。
ちなみに言葉の選択に迷った場合、
「中学3年生でも理解可能か」を
基準にすれば、間違いありません。
義務教育は全ての人が受けている、
という前提ですから。
■数字積極活用で分かりやすさアップ
3)数字を積極活用する。
これには2つの意味があります。
一つが、例えばポイントが3つの場合、
「ポイントは3つあります。
最初が・・・、2つ目が・・・」
というように全体の数と、
その何番目に当たるかを数字で示す、
ということ。
そして二つ目が、資料化の際は、
数字等を積極活用する、ということです。

例えば市場動向に関する資料を
作るなら図のようになります。
各項目に数字等を入れることで、
どの項目がいくつあるかが瞬時に分かるため、
「分かりやすい」と思ってもらえるのです。
■意味をしっかり押さえた上で説明するのが大人のマナー
4)自分の言葉を使い、聞き手に顔を向けて話をする。
「自分の言葉を使う」とは、
自分がしっかり内容を理解し、
その上で話す、ということ。
自分がきちんと理解していない言葉を
使えば、説明に自信のなさが出ると同時に、
時に誤使用してしまう危険性もあります。
それは信頼を損ない、
場合によっては聞き手に不信感を
与えてしまう可能性も。
言葉選び、要注意です。
「聞き手に顔を向ける」というのは、
言葉の通り、相手を見て話すということ。
相手の目を見続けると、これはこれで
威圧感を与える可能性がありますので、
口元近辺に視線を置きながら、
時々聞き手の目を見ると、信頼が
生まれ、分かりやすさにつながっていきます。
■主役は“聞き手”であることをお忘れなく・・・
5)聞き手主導で説明する。
「聞き手主導」とは、
聞き手のペースに合わせる、
ということ。
相手が不安そうな顔をしていたら、
「ちょっと分かりにくかったですかね?
もう一度説明させてください」といった
ようにホスピタリティーを発揮すれば、
「分かりやすいだけでなく、親切」と
好感度倍増。
ある意味、些細なことですが、
こんなことを説明途中に入れられるか
否かで相手の理解度に雲泥の差が
でてしまうのです。
■「分かりやすい」説明、ぜひ我がものに!
上記5点、急に全部は無理かもしれませんが、
説明上手を目指すのであれば、
ぜひ一つ一つチャレンジしていただきたいと思います。
「分かりやすいね」と言ってもらえる
説明になるはずですから・・・。
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