■意図が伝わらない、誤解されてしまった・・・
文章力に不安を持つ方、
多いですね。
簡単な伝言メモ等も含めれば、
ビジネスにおいて“文字化する”（PC入力or手書き）
という作業が発生しない日はないと思います。
他方、インターネット利用が一般化し、
ビジネスの現場では電子メール（e-mail：以下「メール」）
という文字ベースのやり取りが日常化。
相対や電話なら相手の理解度を
確認しながら話が進められますが、
メールの場合、そうはいきません。
結果、メモやメール、あるいは報告書などの
さまざまな文章において、意図が伝わらない、
誤解されてしまったという行き違いが増えているのです。
そこでその主たる要因を挙げるとともに、
今日から実践できる“伝わる文章”作成テクニックを
記したく思います。
文章に不安なあなたの参考となれば幸いです。
■思いが伝わらない文章に共通の特徴は２つ
最初に「思いがきちんと伝わらない文章」の
特徴を挙げてみましょう。
１）内容が整理されていない
２）必要情報が網羅されていない
という２点がその共通項。
少し説明します。
１）内容が整理されていない。
書き手の頭の中で、伝えるべき内容、それら情報の優先度が
十分に整理されていないため、伝わらない文章に
なってしまうというケース。
その文面が報告なのか、依頼なのか、
はたまた何かの照合・確認を目的としたものか、あるいは回答なのか、
その辺りが書き手自身の中で判然としていないのです。
従ってどの情報を優先すべきかも不明確。
それにも関わらず無理やり文章化しようとするため、
全体にメリハリのないただの文字（情報）の羅列となり、
伝わりにくい文章となってしまうのです。
２）必要情報が網羅されていない。
これも不適切な文章に良く見られる症状です。
本来は記載されなければならない情報が抜け落ちてしまっているため、
読んだ相手は頭が「？」だらけに。
読み手の関心がどこに向いているか、
それを考慮し全体構成を決めるべきでしょう。
■“伝わる”ためのポイント、“6W3H”＋“構成”
では、これら課題をどのようにクリアすべきか。
“伝わる文章”作成テクニックに移りましょう。
１）6W3Hを意識して情報収集に当たり
２）読み手視点に立った構成を心がける
というのがその答えです。
6W3Hの全てを収集段階で把握すれば、
大きな漏れなしと判断可能。
後はそれをどのように見せるか
という構成の問題になります。
慣れるまでは6W3Hそれぞれを
紙に書き出すようにすると完璧かと。
続いて構成。
大切にすべきは読み手の気持ちを意識すること。
その文面、あるいはメールをもらった相手が
何に最も関心を寄せるのか、考えましょう。
関心度の高い項目から順番に記していけば、
読み手はこの上なく助かると思いませんか。
例えば他部門に資料作成を依頼するなら、
受け取った人が気になるのは
「いつまでに（When）」「何を（What）」という２点。
ですから、構成としてはそれら情報を冒頭の目立つ場所に置き、
他の情報をその下に配すようにします。
今度はクレーム処理の結果報告を
上司にあげる場合を考えてみましょう。
上司が最も気にするのは、クレームが収まったか否か。
ですからその結果（What）を最初に書きます。
その次に、どう対応したか（How）を記し、
順次他の情報を盛り込んでいけば読み手視点の文章と言えましょう。
あなたが文章に不安を感ずるなら、
まず必要情報を十分把握したか、その上で読み手視点が反映されているか、
この２点を意識してください。
「何が言いたいかよく分からない」というコメント、激減です・・・。
■以下記載も合わせてご覧ください！
「ビジネス文書の基本｜これを知らずに文章を書かないでください」
「今すぐ、あなたのビジネス文書の書き方を確認してください」
「ビジネス文書の構成は難しくない！」
「「論理的な文章が書けない」と悩んでいませんか？」
「仕事のスキルをどのように高めるか？」
「ビジネススキル、その基本を学ぶ！」
