ミーティング・会議を有意義に進めるためのコツ

■ミーティング・会議成否を決する“前準備”

ミーティングや会議を実りあるものにする
なら、いくつかのコツを知る必要があります。

これを外すと「成功はおぼつかない」
という点
に特化し、以下に記しましょう。

“会議のコツ”というと、当日運営の
勘どころを頭に描きがちですが、
実際はそれだけではありません。

ミーティング、あるいは会議は、
準備から始まり、終了後に至るまで、
4つの段階に分かれます。

それが
前準備、招集、当日運営、後フォロー
の各ステップ。

「当日運営」はその一つであり、前後含め、
4ステップトータルで考えてこそ、
有意義
な集まりになる、と言えます。

特に「前準備」は重要。
その良し悪しが、ミーティング・会議の成否
を決める、といっても過言ではありません。

各ステップの詳細は以下に記しておりますが、
中でもポイントとなることを3点取り上げ、
説明したく思います。
「ミーティング・会議の4ステップ」詳細については、こちらをご覧ください

■“何”を議論するかではなく、“誰”が議論するかが重要

最初に「前準備」。
特に参加者が重要となります。

世界の偉大な企業を徹底調査し、まとめられた書
「ビジョナリー・カンパニー2-飛躍の法則」(ジム・コリンズ著)。

ビジョナリー・カンパニー 2 – 飛躍の法則

第3章のタイトルは
「だれをバスに乗せるか―最初に人を選び、その後に目標を選ぶ」。

物事においては、
一般的に“目標”が大事といわれます。
どこを目指すか、ということ。

ところが偉大な企業を
入念に調べた結果、分かったのが、
「それは、偉大な企業には当てはまらなかった」
ということです。

偉大な企業へ成長させた経営者達が
最初に取り組んだこと、それは目的
を明らかにし、周知することではなく、
「バスに誰を乗せ、そして誰を降ろすか」
だったのです。

バスとは会社、つまり経営の中枢部のこと。
ですから偉大な経営者が最初に行ったのは
人選びであった、と本書は述べます。

それほどまでに“誰”が重要ということでしょう。

定例ミーティングや月例会議の場合、
出席者がある程度固定されていると
思いますが、都度出席者を調整する
ミーティングや会議なら、同じ発想が
当てはまります。

つまり、人選には十分な配慮が必要
ということ。

評論家ばかり集まっても、
「船頭多くして船山に上る」となりかねない

ということなのです。

人選びは、「前準備」の要諦と言えましょう。

■当日は、最低限「誰が」「いつまでに」を明らかに

2つ目が「当日運営」。

ミーティングや会議は、情報を共有し、
議論を戦わせ、方向を決する場です。

特に決したことについては、6W3Hを用い
誰がいつまでに何をするかといった今後の
鍵となる点を、参加者全員で合意しておく
必要
があります。

要は宿題事項をきちんと確認しておきましょう、
ということ。

これをないがしろにしておくと、
責任分担があいまいとなり、決めたものの
実現せず、という状態に陥りかねません。

最低でも「誰が」「いつまでに」という
2点だけは、合意しておく姿勢が求められます。

これは、進行役の手腕が問われる部分
と言えましょう。

■トレースの仕組み作りこそ、決定事項実現の鍵

最後が「後フォロー」。

会議で合意したからといって、
放っておけば後は全て勝手に動き出す、
というほど、物事単純ではありません。

ですから、
合意事項をトレースする仕組みが必要。

進捗が思わしくないものがあれば、
場合によっては軌道修正も視野に
置かなければなりません。

もしあなたが、ミーティングや会議を
主催・運営する立場なら、トレースする
仕組み作りこそ、成果を左右する
重大要素と捉えるべきでしょう。

■あなたが関わる会議、軌道修正が必要ならお早めに・・・

“ミーティング・会議のコツ”ということで、
3つのポイントを挙げました。

どれも有意義な会とするためには、
とても大切。

もしあなたの現状と照らし合わせ、
「不十分かな?」と思われる点があれば
方法を少し軌道修正されてはいかがでしょうか。

■以下記載も合わせてご覧ください!

「ミーティングの仕方、会議の仕方、その基本を身につける!」
「ミーティングでコミュニケーションを深める方法」
「会議のコスト計算法を知り、仕事の生産性向上へ」
「ミーティング、あるいは会議の効率化を図るために・・・」
「ミーティングや会議の議事録、その書き方が会議成果を左右する」