■ビジネスメールで押さえるべき６項目とは？
ビジネスにおいて
今やメール（電子メール=e-mail）は必須アイテム。
ちょっとした日程調整から
事業の方向性を決める重大連絡まで、
「メールに触れない日は無い」という方が多いかと。
一方、文字ベースのやり取り故に
「何が言いたいか分からないと言われた」「書き方がおかしいと指摘された」
など、メールを苦手とする方も数多いらっしゃいます。
そこで以下に、ビジネスメールにおける
一般的な記載方法（記載項目）を記すとともに、
一工夫による“あなたらしさ”演出法も紹介したく思います。
ご参考としてください。
まずは記すべき内容（記載項目）について。
送付先が社内であろうが社外であろうが、
次の６項目を入れておくと間違いありません。
１）宛先（cc=Carbon Copy：写しを送る場合、その送付先も）。
２）名乗りとあいさつ。
３）用件概要。
４）用件詳細。
５）結びのあいさつ。
６）連絡先（署名）。
■丁寧に書いたつもりの「部長様」、実は誤りです・・・
１）宛先。
例え個人に宛てるメールであっても
きちんと記しましょう。
複数に送る場合、誰宛か書かれていないと、
受け手はメールアドレス（以下「メルアド」）を見ながら
「あの人は送付先に入っているかな？」と確認しなければなりません。
読み手に優しいメール目指し、
cc送付先含め宛先記述を“習慣”としたいですね。
実際の記述法についても触れましょう。
基本は「会社名＋肩書き＋相手の名前」
（社内なら社名抜き。○○部長のような記載可）。
名前の後に肩書きを入れ「様」を
付けるのは（○○部長様など）、
敬称重複となるため、誤りです。
「○○株式会社 ○○部長 ○○様」のように
書くのが適当でしょう。
２）名乗りとあいさつ。
自分が誰か明かすのはマナーの基本形。
何度もやり取りしている間柄であれば名乗りは
「○○（社名）の○○（名前）です」というように簡単で構いません。
続いて「お世話になります」などの
これまた簡単なあいさつを入れましょう。
初メールであれば、冒頭に自分が誰か、
相手に分かるように記載します。
「○○社○○様にご紹介いただきました○○と申します」
といった感じです。
あいさつも
「初めてメールさせていただきます」「突然のメールにて失礼いたします」
のように初メールであることが分かる記述とします。
あいさつを書いた後に名乗る人もおりますが、
名乗ってからあいさつが自然かと。
メールは一方的に送りつけるもの。
従ってまずは自分が誰か明かすのが
相手に親切であると思いませんか。
■依頼メールなら、「期限」を独立して記載
３）用件概要。
ここから先が本文となります。
メールを送った意図を簡潔に（１～２行で）記します。
依頼なのか、連絡・報告なのか、或いは相談なのか、
それが分かるように記すのがポイントです。
４）用件詳細。
いよいよメインの記載に入って行きます。
文字の羅列を避け、6W3Hを使い箇条書きにすると見やすくなります。
依頼の場合は特に「期限」の記載法に配慮が必要。
相手が一目で気づくよう、
「期限」という項目を独立して設け、
日付を記すと分かりやすくなります。
５）結びのあいさつ。
依頼の場合、
「ご多忙の折、恐縮ですがどうぞよろしくお願いします」のように、
工数をかけてしまうことを申し訳なく思う気持ちを表すのがよいでしょう。
それ以外なら
「以上です。どうぞよろしくお願いします」
のように簡易で構いません。
６）連絡先（署名）。
文末には自分の連絡先を記します。
メールをもらった相手が不明点等のあった場合にすぐ問い合わせられるよう、
部署名・氏名・メルアド・電話番号を記述。
社外に送付する場合は
会社名と郵便番号、住所も必須ですね。
■あなたのメールに“温かみ”を足しちゃいましょう！
さて、最後に“あなたらしさ”演出法を。
ビジネスライクという言葉があるように、
ビジネスメールはどうしても素っ気ないものになりがち。
だからこそちょっとした一言を加えることで
“温かみ”を演出しちゃいましょう。
相手も生身の人間。
そういった一行が相手との距離を縮め、
仕事を進めやすくするのです。
具体的には、
冒頭、或いは文末のあいさつ部分に情報追記。
少しだけ相手を気遣う言葉を足しましょう。
最近の電話・メール等で分かった相手の状況ってありませんか。
その後の様子を気遣うような文面を入れてみてください。
気遣いを受け、嬉しさを感じない人はいませんから。
例えば
「山場を迎えていたプロジェクトは一段落いたしましたか」とか
「新たな仕事が増えたとおっしゃっておりましたが、
少しは落ち着きましたか」と記すだけで充分。
そういった事前情報が全くない場合は、
季節に絡めて一言加える手も。
「暑さが続き、ばて気味の人が増えております。
○○様はお変わりございませんか」とか、
「私の周りでは風邪が流行り始めました。
○○様におかれましてはどうぞご自愛くださいませ」
といった文面であれば誰宛にも発信可能でしょう。
ちょっとした一言、ぜひあなたのメールにも加えてみてください。
あなたの人柄にじむメールとなり、好印象を残すこと間違いなし。
相手との関係が進展しますよ・・・。
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