■たった３つのマナーだけで仕事メールの達人に！
「スマートにビジネスをこなしたい。
メール（電子メール=e-mail）だってマナーを踏まえつつ小粋に！
でも、肝心の方法が･･･」、
そんな思いを持つ方、
結構いらっしゃいます。
実は“できる”人達共通のメール術があるんです。
一つ一つは決して難しいことではありません。
達人の達人たるゆえんはその継続。
根底に相手への気遣いが流れます。
あなたも達人マナー実践にて、
エレガントにビジネスしませんか。
意識すべきはたった３つですから。
１）結論を明確に。
２）高速レスポンス（反応）。
３）アナログ併用。
■YesかNoか、答えをはっきりと
最も重要なのが「結論を明確に」。
何が言いたいか分からないメールは論外ですが、
最後まで読まなければ趣旨不明の文面も
多忙なビジネスパーソンに嫌われます。
まずは件名で要旨を伝え、
本文冒頭の「用件概要」に記す１～２行にて、
大まかな内容を端的に述べる。
相談なのか、依頼なのか、連絡なのか。
回答が必要か否か。
要は相手がそのメールを即処理すべきか後回しで良いか、
その判断材料を素早く提示しましょう、ということ。
回答も同様です。
Yes or Noが必要なら、それをはっきりさせる。
例え答えがNoでも、
最初に長々理由を連ねるのは得策ではありません。
“最初に結論”、意識しましょう。
■「確かに受信したよ」メールこそが“気遣い”
達人が重視する２つ目が「高速レスポンス」。
一週間かけて90％精度の回答より、翌日に50～60％精度の
答えの方が喜ばれるケースが多々あります。
なぜならそれによって相手が次の行動に移れる、
あるいは一週間待つか否かの判断がつくから。
ビジネスメールは仕事の前進に向け、発信されるもの。
依頼に対し、期限内の回答は当然ですが、
例え暫定回答であろうと早め返信が喜ばれます。
他の業務などの兼ね合いで期限までの回答が
難しいなら、分かった時点でまずは相手に一報必須。
お詫びとともにどうすべきか判断を仰ぐのも“できる”人のマナーです。
もう一点、
相手への思いやりから実践したいこと、
それが「確かに受信したよ」メール。
依頼メールが届いた際は、まずは
「依頼の件、承知しました。
回答が期限ぎりぎりになるかもしれません。
あらかじめご承知おき願います」などと
一報しておけば、相手は安心して期限まで待つことができます。
正に心遣いではありませんか。
■時に“生声”が本音に通ずる
最後が「アナログ併用」。
アナログとは直接対話の事。
メールでは伝わらない微妙なニュアンスも
会えば確実に伝播しますし、相手が遠方なら
電話という手も使えます。
文字ベースのやり取りは無味乾燥になりがち。
ビジネスと言えど、相手は心ある“人”なのです。
厳しいメールを書く人物が、会ってみたら
優しい人だったということ、珍しくありません。
アナログ、ぜひ積極活用を。
「相手の状況に思いを巡らし、先回りしてそれに応える」、
それが達人マナー。
あなたもぜひ
“かゆいところに手が届く”人と
なってください！
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